A Reforma Tributária transformou o cadastro fiscal em um dos principais pilares da conformidade tributária. Empresas que não revisarem seus produtos, serviços e parametrizações enfrentarão rejeições de notas fiscais, tributação incorreta, perda de benefícios fiscais e aumento significativo do risco de autuações digitais.
O maior problema da Reforma Tributária talvez já esteja dentro da sua empresa
Quando se fala em Reforma Tributária, a maioria dos empresários pensa imediatamente em IBS, CBS, novas alíquotas, split payment ou mudanças na legislação.
Sem dúvida, todos esses assuntos merecem atenção. Entretanto, existe um problema muito mais silencioso – e talvez muito mais perigoso – que ainda passa despercebido pela maioria das empresas.
O cadastro fiscal da empresa
Depois de mais de vinte anos assessorando empresas dos mais diversos segmentos, podemos afirmar, com base na nossa experiência prática, que não menos que 9 em cada 10 empresas possuem cadastros fiscais com inconsistências relevantes.
São produtos classificados com NCM incorreto, serviços sem classificação adequada, descrições genéricas, CST’s incompatíveis, benefícios fiscais parametrizados de forma inadequada, regras tributárias desatualizadas e inúmeras outras falhas que permaneceram “escondidas” durante anos.
O problema é que a Reforma Tributária mudou completamente esse cenário.
Informações que antes eram pouco observadas passarão a ser fundamentais para determinar a tributação correta das operações.
Em outras palavras, o cadastro fiscal deixou de ser apenas um cadastro. Ele passa a ser uma das principais bases da tributação da empresa.
Se antes, o cadastro era importante, agora, ele é decisivo
Durante muitos anos, diversas inconsistências permaneceram ocultas dentro dos sistemas de gestão.
Era comum encontrar:
- Produtos com NCM incorreto;
- Serviços sem classificação adequada;
- Descrições incompletas;
- CST’s parametrizados de forma inadequada;
- Benefícios fiscais cadastrados incorretamente;
- Regras tributárias antigas;
- Produtos utilizando a mesma tributação apenas por comodidade.
Embora essas falhas representassem riscos, muitas empresas continuavam operando normalmente.
Com a Reforma Tributária isso muda completamente.
Os sistemas fiscais passarão a depender muito mais da qualidade das informações cadastrais para calcular automaticamente a tributação de cada operação.
Quanto melhor for o cadastro, menor será o risco.
Quanto pior for o cadastro, maiores serão as chances de erros, rejeições e autuações.
O problema não está apenas no NCM
Quando o assunto é cadastro fiscal, praticamente toda a atenção costuma ser direcionada ao NCM. E ele continuará sendo extremamente importante.
Entretanto, reduzir o cadastro fiscal apenas ao NCM é um dos maiores equívocos que uma empresa pode cometer.
A Reforma Tributária exige uma visão muito mais ampla.
O sistema passará a interpretar um conjunto de informações fiscais para definir qual tratamento tributário será aplicado a cada operação.
Os cinco códigos que vão definir a tributação na Reforma Tributária
A partir da implantação do IBS e da CBS, a correta tributação das operações dependerá da combinação de diversos códigos fiscais.
Entre eles, cinco merecem atenção especial:
NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul
Continua sendo a principal classificação das mercadorias.
Identifica a natureza do produto e servirá como ponto de partida para aplicação das regras tributárias. Porém, agora, sozinho já não será suficiente.
NBS – Nomenclatura Brasileira de Serviços
Para os prestadores de serviços, a correta classificação na NBS passa a ser indispensável.
Ela identifica a natureza do serviço prestado e será utilizada para definir o tratamento tributário aplicável às operações sujeitas ao IBS e à CBS.
Empresas prestadoras de serviços precisarão revisar seus cadastros com o mesmo cuidado que empresas comerciais dedicam ao NCM.
cClassTrib – Código de Classificação Tributária
Se existe um campo que promete revolucionar a forma como as empresas parametrizam seus cadastros fiscais, esse campo é o cClassTrib.
Criado especificamente para atender às exigências da Reforma Tributária, ele tem a função de identificar qual regra tributária prevista na legislação deve ser aplicada àquela operação.
Na prática, o cClassTrib funciona como um elo entre o cadastro da empresa e a Lei Complementar da Reforma Tributária.
É por meio dele que o sistema conseguirá identificar, por exemplo, se determinado produto ou serviço está sujeito a:
- Tributação integral;
- Redução de 30% da alíquota;
- Redução de 60%;
- Alíquota zero;
- Imunidade;
- Regime específico;
- Cashback;
- Cesta básica nacional;
- Demais tratamentos tributários previstos na legislação.
Em outras palavras, o cClassTrib informa ao sistema qual regra jurídica deve ser aplicada à operação.
É justamente por isso que dois produtos com o mesmo NCM poderão possuir cClassTrib diferentes, quando a legislação lhes conferir tratamentos tributários distintos.
CST – Código de Situação Tributária
Depois de identificada a regra tributária aplicável por meio do cClassTrib, será necessário informar como aquela operação deverá ser tratada no documento fiscal.
Essa é a função do CST.
Enquanto o cClassTrib aponta qual dispositivo legal fundamenta a tributação, o CST demonstra qual é a situação tributária efetivamente aplicada à operação.
Em outras palavras, o CST representa o resultado prático da regra identificada pelo cClassTrib.
Por meio dele, o documento fiscal informará se a operação é, por exemplo:
- Tributada;
- Beneficiada por redução;
- Isenta;
- Imune;
- Suspensa;
- Sujeita a regime específico;
- Enquadrada em outra situação prevista na legislação.
Embora trabalhem em conjunto, cClassTrib e CST não possuem a mesma finalidade.
O primeiro identifica a regra jurídica. O segundo informa a situação tributária decorrente dessa regra.
cIndOp – Código Indicador da Operação
Outro campo que passa a ganhar enorme importância é o cIndOp.
Ele identifica características específicas da operação realizada e auxilia os sistemas fiscais na correta aplicação das regras previstas para o IBS e a CBS.
Embora seja um campo novo para a maioria das empresas, sua correta parametrização será indispensável para evitar inconsistências na emissão dos documentos fiscais.
O ERP também precisará estar preparado
Existe outro equívoco bastante comum.
Muitas empresas acreditam que basta atualizar o cadastro dos produtos.
Não basta.
O ERP também deverá estar preparado para interpretar corretamente todas essas informações.
As regras tributárias precisarão ser revisadas e parametrizadas para que o sistema consiga calcular automaticamente:
- IBS;
- CBS;
- Benefícios fiscais;
- Reduções de alíquota;
- Regimes específicos;
- Créditos tributários;
- Demais tratamentos previstos na legislação.
Um cadastro correto em um ERP parametrizado incorretamente produzirá exatamente o mesmo problema de um cadastro errado.
A rejeição da Nota Fiscal não prejudica apenas quem vende
Um dos maiores equívocos é acreditar que uma Nota Fiscal rejeitada representa um problema exclusivo da empresa que está emitindo o documento.
Na realidade, os impactos se estendem por toda a operação comercial.
Se a nota fiscal não é autorizada, o vendedor não consegue faturar, entregar a mercadoria ou prestar formalmente o serviço.
Mas o comprador também sofre as consequências.
A mercadoria pode atrasar, a produção pode ser interrompida por falta de insumos, compromissos com clientes podem deixar de ser cumpridos e toda a programação logística pode ser afetada.
Em muitos casos, uma simples inconsistência cadastral impede que uma operação inteira seja concluída.
Na Reforma Tributária, essa preocupação ganha uma dimensão ainda maior.
Como o novo modelo depende da correta classificação das operações para determinar o tratamento tributário aplicável, erros no cadastro fiscal poderão impedir a emissão dos documentos fiscais justamente no momento em que a mercadoria estiver pronta para embarque ou o serviço prestes a ser faturado.
O resultado é um efeito em cadeia: o vendedor deixa de faturar, o comprador deixa de receber, contratos podem sofrer atrasos e toda a relação comercial é impactada.
Mais do que um problema fiscal, uma Nota Fiscal rejeitada passa a representar um risco operacional para ambos os lados da negociação.
Como se percebe, o maior risco da Reforma Tributária não é pagar mais imposto. É deixar de faturar e impedir que o seu cliente receba aquilo que já comprou.
O verdadeiro custo de um cadastro desatualizado
As consequências vão muito além da rejeição de uma Nota Fiscal Eletrônica.
Um cadastro fiscal inadequado acarretará:
| INCONSISTÊNCIA | CONSEUÊNCIAS |
| NCM incorreto | Tributação incorreta |
| NBS incorreta | Tributação incorreta dos serviços |
| CST errado | Apuração incorreta do IBS e CBS |
| cClassTrib incorreto | Aplicação errada do tratamento tributário |
| cIndOp incorreto | Inconsistências nas operações fiscais |
| Benefício fiscal mal parametrizado | Perda de incentivos fiscais |
| ERP desatualizado | Retrabalho e paralisação do faturamento |
| Cadastro incompleto | Aumento do risco de fiscalização digital |
Além dos impactos financeiros, empresas poderão enfrentar atrasos operacionais, retrabalho das equipes, dificuldades para emitir documentos fiscais e aumento ou redução indevidos da tributação, além de significativo risco de autuações.
O mito do cadastro perfeito
Existe uma falsa sensação de segurança muito comum nas empresas.
Como conseguem emitir notas fiscais normalmente, acreditam que seus cadastros estão corretos.
Infelizmente, essa conclusão nem sempre corresponde à realidade.
Na verdade, a emissão da nota fiscal apenas demonstra que o sistema conseguiu concluir aquela operação dentro das regras atualmente vigentes.
Mas isso não significa que o cadastro esteja preparado para atender às novas exigências da Reforma Tributária.
Quando os novos leiautes e validações estiverem plenamente implementados, muitos problemas que hoje permanecem invisíveis começarão a aparecer. E será tarde demais para corrigir tudo às pressas.
Cadastro fiscal deixou de ser atividade operacional. Agora é estratégia.
Durante décadas, o cadastro fiscal ficou restrito ao faturamento ou ao setor fiscal.
Esse modelo não atende mais à nova realidade.
Hoje, um cadastro bem estruturado influencia diretamente:
- A carga tributária da empresa;
- A correta aplicação dos benefícios fiscais;
- O aproveitamento de créditos;
- A formação do preço de venda;
- A margem de lucro;
- O compliance tributário;
- O funcionamento do ERP;
- A emissão dos documentos fiscais.
Em outras palavras, o cadastro fiscal tornou-se um ativo estratégico da empresa.
A pergunta que todo empresário deveria fazer
Sua empresa sabe responder, com segurança:
- Todos os produtos possuem NCM revisado?
- Todos os serviços possuem NBS corretamente classificada?
- Os CST’s estão atualizados?
- O cClassTrib foi corretamente parametrizado?
- O cIndOp está configurado?
- O ERP está preparado para interpretar essas informações?
- Os benefícios fiscais continuam corretamente vinculados aos produtos?
Se a resposta para qualquer uma dessas perguntas for “não sei”, talvez seja o momento de iniciar uma revisão completa do cadastro fiscal.
Esperar que os problemas apareçam apenas quando surgirem rejeições de notas fiscais pode representar um custo muito maior do que agir preventivamente.
Conclusão
A Reforma Tributária não criou a necessidade de um cadastro fiscal de qualidade. Ela apenas tornou impossível continuar convivendo com cadastros desatualizados.
No novo modelo tributário, o Fisco não analisará apenas o produto ou o serviço comercializado. Ele analisará a qualidade das informações fiscais que acompanham cada operação.
NCM, NBS, CST, cClassTrib, cIndOp e a correta parametrização do ERP passarão a formar um verdadeiro DNA tributário das operações.
Empresas que iniciarem esse trabalho agora terão tempo para revisar seus processos, corrigir inconsistências e adaptar seus sistemas de forma planejada.
Quem deixar para agir apenas quando começarem as rejeições de notas fiscais provavelmente enfrentará retrabalho, paralisações operacionais e riscos tributários que poderiam ter sido evitados.
A Zannix pode preparar sua empresa para essa nova realidade
Na Zannix Brasil Contabilidade, entendemos que a adaptação à Reforma Tributária vai muito além da alteração de alíquotas.
Realizamos um diagnóstico completo do cadastro fiscal da empresa, revisando classificações fiscais, parametrizações do ERP, benefícios fiscais, regras tributárias e demais informações que impactarão diretamente a aplicação do IBS e da CBS.
Mais do que corrigir cadastros, nosso objetivo é preparar sua empresa para operar com segurança, eficiência e conformidade na nova realidade tributária.
