Como faço para mudar de contador ?

Por Marketing Zannix Brasil – 03 de janeiro de 2022.

 

 

 

SIM, você pode e deve mudar/trocar de Contador, quando achar conveniente! Isso é um direito de todo empreendedor, e, mais ainda, da empresa. Independentemente do motivo, você é livre para buscar um novo serviço de contabilidade que atenda melhor às necessidades do seu negócio a qualquer momento. E é bom deixar claro também que não existe um momento mais indicado para fazer essa troca ou mudança. O que define a hora é a sua necessidade, ou melhor, o interesse da empresa. Afinal, nenhuma empresa deve ficar correndo riscos por não estar em dia com as suas obrigações, não é mesmo?

 

Um dos entraves mais comum quando se vislumbra a potencial necessidade de mudança de profissional contábil ou escritório de contabilidade, é o empresário, confundir ele, pessoa física natural, com a empresa, pessoa jurídica. É bom esclarecer que empresas vivem de RESULTADOS, inclusive, para poder pagar ao Contador em dias, e se esse resultado não está vindo, é hora de conhecer uma nova EXPERIÊNCIA. Empresas não precisam da amizade do Contador. Empresas precisam de RESULTADOS claros e de orientações técnicas confiáveis que possam lhe dá respaldo para a tomada de decisões seguras e progressistas.

 

Nesse artigo, temos a humilde pretensão de lhes fornecer o maior número possível de dicas para quem está passando por esse momento tão temido pelos pequenos empreendedores, mas que, na verdade, está a quilômetros-luz de ser um BICHO DE SETE CABEÇAS.

 

Então é fácil trocar de contador?

 

Quando, por algum motivo, você não estiver satisfeito com o seu Serviço de Contabilidade – seja interno ou terceirizado -, você deve procurar outro profissional ou Escritório de Contabilidade parceiro para cuidar melhor do seu patrimônio. SIM eu disse PATRIMÔNIO. Sua empresa é o seu maior patrimônio material. Seus sonhos e projetos estão todos empregados nela. Ou você esqueceu disso?

 

Neste artigo, vamos discorrer sobre:

 

Mudança de Contador ou Escritório de Contabilidade

 

A importância da Contabilidade para sua empresa

 

Posso trocar/mudar de Contador: é possível? Como?

Existe um “Melhor Momento” para mudar de Contador?

 

Como faço para mudar/trocar de Contador?

 

Notificação de Rescisão de Contrato

 

Como encontrar um Escritório ou Contador?

 

Nosso Propósito

 

Obviamente, todo processo de mudança deverá ser formalizado por meio de contratos e distratos (o documento de rescisão contratual), e o antigo acordo deverá ser respeitado até o seu encerramento oficial.

 

Muitos empreendedores ficam em dúvida ao se perguntarem se podem trocar de contador ou não. A Contabilidade é uma área fundamental para o seu negócio, garantindo que todas as obrigações legais e, paralegais, sejam cumpridas, mas sem acabar pagando mais impostos do que seriam necessários.

 

Por isso é imprescindível contar com um serviço de qualidade e que atenda às particularidades da empresa de forma personalizada e sobretudo humanizada. O problema é que, na maioria das vezes isso nem sempre acontece.

 

Se você não está satisfeito com o seu contador – não importa o motivo – uma opção que vai lhe dar tranquilidade e segurança é a Zannix Brasil. Estamos seguros e convictos de que podemos lhe proporcionar uma EXPERIÊNCIA ÚNICA. E tanto isso é verdade, que garantimos a DEVOLUÇÃO das 3 primeiras mensalidades se ao final dos primeiros 180 dias você não estiver satisfeito. O fato de termos em nosso quadro de colaboradores especialistas dedicados e de alta performance em gestão de rotinas contábeis e financeiras, nos permite deliberar sobre nossas convicções em matéria de gestão contábil.

 

Para nós, não importa se você tem um pequeno negócio, um médio ou um grande negócio, ou até mesmo se você é um profissional liberal ou autônomo. O nosso CONCEITO de serviço contábil é, além de realizar a sua rotina contábil e financeira, integrá-la à contabilidade, gerando um único cenário para a sua tomada de decisão.

 

Parte superior do formulário

Parte inferior do formulário

Qual o melhor momento para fazer essa troca/mudança?

 

A resposta é simples: não existe o melhor nem o pior momento para isso. De qualquer forma, vamos lhe responder a essas e mais dúvidas que você tenha sobre mudar de Escritório de Contabilidade, além de trazer dicas para escolher um serviço melhor para sua empresa.

 

A importância da contabilidade

Agora que você já sabe a resposta para “posso trocar ou mudar de contador”, é fundamental entender a importância dessa transição para o sucesso do seu negócio.

 

Todas as empresas – exceto MEIs -, têm a obrigação de ter um Contador. Isso não é à toa: este profissional ou Escritório Terceirizado, é responsável por regularizar todas as obrigações fiscais e contábeis do negócio, como impostos, folha de pagamento, obrigações contábeis, obrigações acessórias e cuidar de questões envolvendo seu patrimônio, identificar e evitar problemas e manter toda documentação destas áreas organizadas e atualizadas.

 

Além disso, fato é que estes serviços precisam e devem contribuir para a tomadas de decisões estratégias, ajudando no planejamento de despesas e na previsibilidade de crescimento e lucro.

 

A Contabilidade é importante em todas as fases de uma empresa, desde a sua abertura, até a sua expansão ou, eventualmente, o seu encerramento, resolvendo todas as questões fiscais e pendências de cada etapa.

 

Levando-se em conta a complexa sistemática dos regimes tributários em vigor no Brasil, ter alguém para cuidar destas questões e se atentar às constantes mudanças legais e infralegais é essencial ter alguém com expertise e suporte para fazer com que seja rigorosamente cumprido cada dever ou obrigação, afim de que o empreendedor possa focar em outras necessidades do negócio, até porque, essa é sua finalidade como gestor empresarial.

 

No entanto, quando o serviço de contabilidade de uma empresa não atende às expectativas ou até mesmo não cumpre corretamente suas obrigações, diversos problemas podem ocorrer. Entre eles, os mais comuns são:

 

• Não pagar ou pagar com multas e juros, os impostos devidos, e ainda ter que responder ao Fisco mais tarde, seja direta ou indiretamente;

 

• Pagar mais ou menos impostos do que efetivamente deveria;

 

• Não dispor de informações ou parâmetros adequados para escolher o melhor regime, cuja opção, é anual;

 

• Não declarar corretamente os bens e/ou informações concernentes a empresa e acabar caindo na malha fina;

 

• Não contribuir com as decisões estratégicas, prejudicando o planejamento do negócio;

 

• Não manter os livros e documentos contábeis organizados ou atualizados, afetando o controle e a gestão das informações, comprometendo dessa forma, os resultados relatórios do gerenciais do negócio;
• Não acompanhar as mudanças na legislação e continuar adotando práticas desatualizadas, especialmente em tempos de tecnologia em tempo real.

 

Contudo, mesmo que os serviços contábeis sejam assinados por um Contador, ainda sim o empreendedor e sua empresa poderão ser responsabilizados por irregularidades fiscais, incluindo até respondê-las na esfera penal. Por isso é fundamental acompanhar as ações do seu Contador ou Escritório de Contabilidade, certificando-se de que está tudo sendo feito corretamente.

 

Mas e quando isso não acontece? Ou quando o serviço dos Contadores não atende às expectativas, seja por qual motivo for? O que o empreendedor pode fazer?

 

Responder a essa e tantas outras dúvidas é nosso objetivo neste artigo!

 

Posso mudar ou trocar de Contador? Se sim, como isso é possível?

Embora poucas pessoas saibam disso, inclusive os próprios contadores e os empresários, muitas são as responsabilidades que pesam sob os ombros de um Contador. Se este parceiro, denominado quase sempre de “Meu Contador”, não corresponder às expectativas e obrigações inerentes às empresas, há um grande risco de que ambos possam vir a ter problemas de elevadas consequências com o Fisco e, guardada as devidas proporções e responsabilidades, acabarem tendo que desembolsar quantias ($) significativas para eventuais irregularidades fiscais e tributárias.

Mas não deve ser só eventuais problemas com o Fisco que devem motivar a troca ou mudança do seu Escritório Contábil. Outras questões também devem ser levadas em consideração pela empresa contratante na hora de pensar em mudar de Contador. Entre elas, podemos mencionar:

 

• Atendimento ruim ou de péssima qualidade;

 

• Dificuldade de comunicação ou a falta de canais opcionais que favoreçam essa comunicação;

 

• Descumprimento de prazos, que, direta ou indiretamente causem prejuízos à empresa ou a sua reputação, mesmo que não envolva prejuízos financeiros;

 

• Uso de ferramentas desatualizadas ou incompatíveis com o mercado atual;

 

• Falta de proatividade e proatividade;

 

• Não acompanhamento das mudanças de legislação, que eventualmente, causam prejuízos à empresa;
• Uso de tecnologias obsoletas ou até mesmo a falta delas, que entre outras situações, vão minando o relacionamento com a empresa parceira;
• Ausência ou falta de profissionais qualificados que possa proporcionar segurança e credibilidade às soluções de consulta da empresa/cliente;

 

• Falta de interação humanizada e personalizada ao cliente;

 

• E muito mais…

 

Logo, está claro que escolher um Contador ou Escritório de Contabilidade é uma decisão séria e que poderá trazer consequências para sua empresa, sejam elas, POSITIVAS ou NEGATIVAS. Entretanto, se o empreendedor não estiver satisfeito com o trabalho, existem saídas para resolver essa situação.

 

Existe uma hora certa para mudar de Contador?

Neste caso, honestamente, a resposta é NÃO. Esta mudança deve ser feita de acordo com a necessidade da empresa. Se o atual serviço de contabilidade não está cumprindo as obrigações inerentes a sua empresa ou mesmo se não atende às suas expectativas, pela nossa expertise é possível afirmar que este problema tende a se agravar cada vez mais com o passar do tempo.

 

É uma péssima ideia esperar o Fisco bater à sua porta para daí tomar a decisão de mudar de Contador: esperar significa que quando isso acontecer o estrago já estará consumado e não há mais nada o que fazer, exceto, tentar uma defesa, seja administrativa ou até mesmo judicial, mas será você que vai arcar com as consequências dos erros ou irregularidades apontadas pelo Fisco.

 

Dessa forma, quanto mais cedo você se dar conta dos perigos que lhe rondam e conseguir descobrir e resolver os problemas com outro profissional mais atualizado e munido das tecnologias disponíveis do mercado atual, o melhor que você faz é logo mudar de Escritório de Contabilidade.

 

Como mudar de contador?

 

Mudar de Contador ou Escritório de Contabilidade é mais simples do que se pode imaginar.

 

Nosso objetivo aqui é mostrar que é. Vejamos:

 

1 – Consulte o seu Contrato atual com seu Contador ou Escritório

 

A primeira coisa a se fazer ao pensar em trocar de contador é conferir o atual contrato de prestação de serviços contábeis que você tem com seu Contador atual. Via de regra, lamentavelmente, esse documento não existe. Mas se existir, alguns profissionais ou escritórios, utilizam cláusulas que preveem multa no caso de rescisão ou a obrigação de um aviso prévio.

Sendo assim, é preciso ficar atento a este e outros pontos que estejam no documento, evitando ter problemas legais mais tarde por descumprimento do acordo – inclusive, verificar caso o atual serviço de contabilidade tenha deixado pendente algo que estava previsto no contrato.

 

2. Verificar pendências 

 

Esse é um ponto importante: verifique se há alguma pendência que o seu atual Contador deixou passar ou então situações ainda em processo de serem resolvidas, como parcelamentos de débitos municipais, estaduais e federais.

 

Uma dica recomendável é analisar os documentos dos últimos 5 anos, verificando se há erros ou situações pendentes que ainda possam afetar a sua empresa. É um trabalho árduo, mas necessário, visto que, dessa forma, pode se evitar surpresas no processo de mudança ou troca de contabilidade.

 

É importante lembrar que: mesmo após a mudança, todo e qualquer erro anterior ainda é de responsabilidade do escritório de contabilidade que atuou na época.

 

3. Comunicar a decisão ao atual contador

 

Logo, é necessário formalizar e oficializar sua decisão, seja por e-mail ou carta registrada em correio, mediante NOTIFICAÇÃO, comunicando ao atual serviço de contabilidade que você decidiu mudar de Contador ou Escritório. Este contato deve deixar explícito:

 

• O pedido de encerramento do contrato com o atual Contador;

 

• A data final de término do serviço. Em geral, define-se 30 dias a partir da NOTIFICAÇÃO, para que o profissional repasse todos os documentos e/ou informações para o outro profissional ou escritório.

 

• Requerer toda a documentação (física e digital), senhas e logins em posse do contador atual;

 

• Pedir um relatório de situação cadastral, para verificar se há mais pendências nas diferentes esferas governamentais;

 

• Solicitar que toda documentação seja enviada ao profissional/empresa que irá assumir a contabilidade após o encerramento oficial do contrato;

 

• Entre outros documentos e/ou informações, conforme o caso e a aplicação.

 

É altamente recomendável que ao mudar/trocar de Contador, seja formalizado o distrato, onde conste a data de encerramento das obrigações legais e acessórias. É bom lembrar que o antigo Contador, salvo acordo entre as partes devidamente formalizado, é o responsável pela entrega das obrigações relativas ao mês imediatamente anterior àquele em que se deu a rescisão do contrato.

 

Alguns serviços, a exemplo da Zannix Brasil, podem dar o apoio e as orientações necessárias nesse momento de solicitar o histórico contábil.

 

É relevante registrar que ao contratar a Zannix Brasil para ser seu parceiro na Contabilidade de sua empresa, a única ação que você precisa fazer em relação ao seu Contador atual é apenas comunicá-lo de sua decisão. Nada mais que isso! Para formalizar essa decisão, nós preparamos uma NOTIFICAÇÃO administrativa com todos os detalhes inerentes ao assunto, cuja a sua única obrigação é simplesmente assinar e enviar ao seu Contador. Pronto! A partir de então nós cuidaremos do processo de migração.

 

Também é bom registrar que normalmente não há nenhum estresse nesse processo de migração, inclusive, por uma questão de ética profissional e em cumprimento ao estabelecido em resolução do Conselho Federal de Contabilidade – CFC, essa migração ocorre de forma rigorosamente profissional e ética.

 

4. Contratar um novo serviço de contabilidade

 

Logo no início do processo de mudar de Contador ou Escritório de Contabilidade, você já deve estar de olho em um novo profissional ou serviço de contabilidade. Apesar de ainda não ser possível oficializar nada até o encerramento do contrato com o antigo prestador, é possível verificar quais são as suas possibilidades e o que sua empresa precisa em relação a sua contabilidade.

 

Outras questões referentes ao processo de troca de Contador podem ser resolvidas pelo serviço de contabilidade recém-contratado, que será o seu novo parceiro.

 

Viu como mudar de Escritório de Contabilidade com a Zannix Brasil é simples?

 

Mas se você ainda tem alguma dúvida, sugerimos que fale com um de nossos especialistas sem compromisso!

 

Dada a nossa expertise no assunto, podemos afirmar que a Zannix Brasil é com certeza uma das melhores opções para quem quer trocar de Contador com tranquilidade e sem constrangimento. Na Zannix Brasil você tem a gestão das suas rotinas financeiras cobertas e integradas à nossa contabilidade. São diversos profissionais dedicados e altamente qualificados para atender a todas as suas dúvidas de gestão empresarial, cujo principal objetivo é liberar o seu tempo para que você foque apenas em atender seus clientes de maneira adequada, produtiva e com agilidade.

 

Notificação de Rescisão de Contrato de serviços contábeis

A Notificação de rescisão de contrato de prestação de serviços contábeis é de suma importância, pois é ela que determina as condições de distrato do serviço com o antigo contador. Ela dá segurança para ambas as partes: ao contratante, pois poderá solicitar todos os documentos de posse do Contador e a quitação de qualquer tributo sob responsabilidade deste. Ao Contador antigo, dá a segurança de que a partir de uma determinada data e tendo entregue todas as obrigações, não tem mais responsabilidade sobre aquela empresa.

 

Dessa forma, tão logo tenha tomado a decisão pela mudança de profissional contábil, providencie este documento e, com base nas cláusulas de rescisão do contrato, combine o período de transição com o Contador o novo Contador.

 

E como encontrar um bom serviço de contabilidade?

Pronto! Com a questão “Posso Mudar de Contador” respondida e considerando que você decidiu mudar de escritório, agora é a hora de pesquisar qual profissional ou escritório poderá atender às suas expectativas. Por isso fique de olho em várias questões, avaliando principalmente:

 

• Preço justo de acordo com o seu perfil empresarial;

 

• Registro do escritório junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) no Estado Sede;

 

• Serviços e facilidades disponíveis;

 

• Avaliações do escritório no Google Meu Negócio;

 

• Canais de atendimento;

 

• Site do escritório;

 

• Recomendações e depoimentos de quem já usa o serviço;

 

• Uso de soluções tecnológicas;

 

• Tipos de serviços contábeis oferecidos (tradicional, digital, online ou híbrido;

 

• Políticas de privacidade e proteção de dados pessoais de acordo as determinações da LGPD – Lei nº 13.709/2018. Esse é um critério de escolha muito importante para sua empresa, visto que serviço contábil envolve a troca de dados pessoais de muita gente;

 

• Entre outras avaliações técnicas.

 

No nosso caso, embora sejamos a favor da tecnologia e, entendemos que ela só ajuda, não abrimos mão do contato pessoal, olho no olho. Por isso, nossos principais valores continuam sendo: pessoas, processos, tecnologia e produtividade.

 

O fato de valorizarmos esses princípios, não significa, necessariamente, que para ser nosso cliente tenha que haver contato físico com nosso escritório. Não, não se trata disso! Essa é apenas uma opção. Contudo, considerando as tecnologias disponíveis em nosso ambiente tecnológico, podemos atender clientes contábeis em qualquer estado do Brasil com altíssimo padrão de qualidade e eficiência, conforme já fazemos hoje, especialmente no segmento de serviços, tudo de forma integralmente digital.

 

Nosso Propósito

 

Nosso propósito é investir em pessoas, processos, tecnologia e produtividade, para que possamos prosseguir evoluindo e nos diferenciado da concorrência. Os insights e serviços de alta qualidade que produzimos através de um conceito próprio e inovador oferecidos aos nossos clientes, nos permite construir uma relação de confiança, inovação, referência e liderança. Queremos continuar criando colaboradores e/ou encantadores excepcionais que se integre incondicionalmente à cultura, aos valores e à missão da nossa organização para cumprir e entregar as nossas promessas a todos os nossos stakeholders, para que continuemos desempenhando um papel fundamental na construção de um mundo contábil que contribua efetivamente para o enriquecimento gerencial e econômico das empresas e pessoas onde quer que estejamos, fornecendo o contexto e o significado inovador do trabalho que fazemos todos os dias.

 

Nossa equipe multidisciplinar de alto desempenho, tem como prioridade ajudar aos nossos clientes a empreender, negociar, cumprir prazos, metas e regulamentos infralegais.

 

E assim, trabalhamos continuamente para melhorar a qualidade dos nossos serviços, objetivando usar nosso conhecimento, habilidades e experiência para ajudar a cumprir nosso propósito de criar mudanças positivas que possam garantir o nosso diferencial de mercado, sem jamais nos distanciarmos da ética e do nosso compromisso com quem foi e é parte do nosso crescimento.

 

 

Fonte de Pesquisa: Artigos anteriores da Zannix Brasil.

Atualização e ampliação: Zannix Brasil