Entenda como falhas na gestão dos estoques afetam o caixa, a rentabilidade, a contabilidade e até a situação fiscal da empresa.
Quando se fala em estoque, muitos empresários ainda pensam apenas em mercadorias armazenadas em prateleiras, depósitos, câmaras frias ou centros de distribuição. Mas, do ponto de vista empresarial, estoque representa muito mais do que produtos guardados: estoque é dinheiro da empresa transformado em mercadoria.
Cada produto adquirido e ainda não vendido representa um recurso financeiro que saiu do caixa ou gerou uma obrigação a pagar e que somente retornará à empresa quando aquela mercadoria for efetivamente comercializada.
É justamente por isso que o controle de estoque não deve ser tratado apenas como uma atividade operacional. Ele está diretamente relacionado ao capital de giro, fluxo de caixa, formação do preço de venda, margem de lucro, planejamento de compras, contabilidade e cumprimento das obrigações fiscais da empresa.
Uma empresa pode vender muito, apresentar lucro em seus demonstrativos e, ainda assim, enfrentar dificuldades financeiras simplesmente porque uma parcela significativa dos seus recursos está imobilizada em estoques.
Por outro lado, estoques insuficientes também representam um problema. A falta de produtos pode provocar perda de vendas, atrasos na produção, descumprimento de contratos e até perda de clientes.
Portanto, administrar estoques não significa simplesmente mantê-los baixos ou elevados. Significa encontrar o equilíbrio entre ter mercadoria suficiente para atender à operação e não manter dinheiro desnecessariamente parado.
1. ESTOQUE NÃO É APENAS MERCADORIA: É CAPITAL DA EMPRESA
Imagine uma empresa que possua R$ 1 milhão em mercadorias armazenadas.
Do ponto de vista físico, ela possui produtos.
Do ponto de vista financeiro, porém, possui R$ 1 milhão do seu capital aplicado em estoque, aguardando que essas mercadorias sejam vendidas para que os recursos retornem ao ciclo financeiro da empresa.
Quanto maior for o tempo necessário para essa venda acontecer, maior será o período durante o qual aquele dinheiro permanecerá imobilizado.
É por isso que aumentar o estoque nem sempre significa fortalecer a empresa.
Uma compra de grande volume pode parecer vantajosa porque o fornecedor ofereceu um desconto expressivo. Entretanto, se parte daquela mercadoria permanecer armazenada durante meses, a empresa poderá ter trocado disponibilidade financeira por produtos de baixa liquidez.
Enquanto o estoque permanece parado, salários, impostos, fornecedores, aluguéis, empréstimos e demais compromissos continuam vencendo.
O empresário precisa, portanto, analisar uma compra não apenas pela pergunta “quanto vou economizar comprando mais?”, mas também por outra igualmente importante: “quanto tempo levarei para transformar essa compra novamente em dinheiro?”
2. O ESTOQUE DO SISTEMA PRECISA EXISTIR NA EMPRESA
Um dos maiores problemas na gestão de estoques ocorre quando o sistema informa determinada quantidade de mercadorias, mas a contagem física revela outra.
Imagine que o sistema indique a existência de 500 unidades de determinado produto, enquanto a contagem física encontre apenas 460.
Neste caso, existe uma diferença de 40 unidades.
Nesse momento, simplesmente alterar o saldo do sistema de 500 para 460 pode corrigir o número, mas não vai resolver o problema.
A pergunta mais importante continua sem resposta: “onde estão as 40 unidades que deveriam existir?”
A diferença pode decorrer de diversos fatores: vendas não baixadas corretamente, erros no recebimento de mercadorias, devoluções não registradas, transferências entre estabelecimentos, perdas, quebras, deterioração, consumo interno, furtos, falhas de cadastro ou simplesmente erros humanos.
Cada uma dessas situações possui uma causa diferente e pode exigir providências distintas.
Por isso, toda divergência de estoque deve ser encarada como um sintoma de que algum processo da empresa precisa ser investigado.
3. NÃO ESPERE O FIM DO ANO PARA DESCOBRIR QUE O ESTOQUE ESTÁ ERRADO
Muitas empresas realizam uma grande contagem física apenas uma vez por ano, normalmente por ocasião do encerramento do exercício. Isso não está totalmente errado, mas não é o mais indicado.
O problema dessa prática anual é descobrir em dezembro uma diferença que pode ter começado em fevereiro.
Quanto maior o intervalo entre as conferências, mais difícil será identificar quando e por que determinada divergência ocorreu.
Uma alternativa é adotar o inventário rotativo ou cíclico, realizando contagens periódicas de grupos de produtos ao longo do ano.
Isso não significa necessariamente interromper toda a operação para contar o estoque inteiro todos os meses.
A empresa pode estabelecer frequências diferentes conforme a relevância dos produtos.
Itens de maior valor, maior giro ou maior risco podem ser conferidos com mais frequência, enquanto itens menos relevantes podem possuir intervalos maiores.
A conhecida Curva ABC pode auxiliar nesse processo, permitindo que a empresa concentre seus esforços de controle nos itens que representam maior relevância econômica para o negócio.
O objetivo é simples: descobrir uma divergência enquanto ainda é possível descobrir sua causa.
4. ESTOQUE PARADO TAMBÉM TEM CUSTO
Uma mercadoria não precisa desaparecer do depósito para provocar prejuízo.
Produtos armazenados por longos períodos ocupam espaço, exigem estrutura, seguros, controle e mão de obra e mantêm recursos financeiros imobilizados.
Dependendo da atividade, ainda existem riscos de vencimento, deterioração, quebra, mudança de coleção, evolução tecnológica ou simplesmente perda de interesse do consumidor.
Uma peça de roupa que permanece no estoque depois que a coleção passou, um alimento próximo ao vencimento ou um equipamento que se tornou tecnologicamente ultrapassado podem continuar fisicamente presentes no estoque, mas isso não significa necessariamente que mantenham o mesmo valor econômico.
Esse aspecto é tão relevante que as próprias normas contábeis estabelecem critérios para que os estoques sejam avaliados adequadamente, inclusive considerando situações em que seu valor recuperável pela venda seja inferior ao custo registrado.
Portanto, saber quanto existe em estoque é importante, mas saber há quanto tempo cada item está parado e qual a possibilidade real de transformá-lo em venda pode ser ainda mais importante.
5. COMPRAR BEM NÃO SIGNIFICA SIMPLESMENTE COMPRAR MAIS BARATO
Descontos por quantidade costumam ser atraentes.
Um fornecedor pode oferecer 5%, 10% ou até mais de desconto caso a empresa aumente significativamente o volume da compra.
À primeira vista, parece uma excelente oportunidade.
Mas imagine que, para obter R$ 20 mil de desconto, a empresa precise investir R$ 200 mil adicionais em mercadorias que levarão oito meses para serem vendidas.
Durante esses oito meses, aqueles R$ 200 mil estarão comprometidos.
Se a empresa precisar recorrer a empréstimos, antecipação de recebíveis ou outras fontes de capital para financiar suas despesas nesse período, o custo financeiro pode consumir boa parte – ou até superar – a economia obtida na compra.
Por isso, uma boa decisão de compra deve considerar simultaneamente preço, giro, demanda, prazo de pagamento, prazo médio de venda, disponibilidade de caixa e custo do capital.
O produto mais barato nem sempre representa a compra mais econômica.
6. ESTOQUE, PREÇO DE VENDA E LUCRO ESTÃO DIRETAMENTE RELACIONADOS
Para saber quanto efetivamente ganha com determinado produto, a empresa precisa conhecer corretamente quanto ele custa.
Se o custo registrado estiver errado, a margem também estará.
E, se a margem estiver errada, decisões sobre preços, promoções, descontos e rentabilidade poderão estar sendo tomadas com base em informações distorcidas.
Esse problema se torna ainda mais relevante quando existem despesas acessórias nas aquisições, diferentes condições comerciais, tributos recuperáveis ou não recuperáveis, bonificações, devoluções e outras situações que interferem na determinação do custo.
Um estoque mal controlado, portanto, não prejudica apenas o almoxarifado.
Ele pode fazer com que o empresário acredite estar ganhando dinheiro em produtos nos quais, na realidade, sua margem é muito menor do que imagina.
7. O ESTOQUE FÍSICO, O SISTEMA E A CONTABILIDADE PRECISAM FALAR A MESMA LÍNGUA
Em algumas empresas encontramos três números diferentes para uma mesma realidade: o estoque que está fisicamente na empresa, o estoque registrado no sistema de gestão e o estoque registrado na contabilidade.
Quando isso acontece, existe um problema.
O sistema de gestão precisa registrar adequadamente compras, vendas, devoluções, transferências, perdas e demais movimentações.
Essas informações precisam chegar corretamente à escrituração fiscal e à contabilidade. E os registros precisam ser periodicamente confrontados com aquilo que efetivamente existe fisicamente.
Não deveria existir um “estoque do sistema”, um “estoque da contabilidade” e um “estoque real”.
A regra contábil é que exista apenas um estoque.
Os diferentes controles são apenas formas distintas de representar a mesma realidade econômica da empresa.
8. DIFERENÇAS DE ESTOQUE TAMBÉM PODEM TER CONSEQUÊNCIAS CONTÁBEIS E FISCAIS
Quando uma diferença é identificada, não basta analisar apenas sua consequência operacional.
Dependendo da situação, pode ser necessário realizar ajustes contábeis, emitir documentos fiscais, estornar créditos tributários ou adotar outros procedimentos previstos na legislação aplicável.
Por isso, ajustes relevantes de estoque não deveriam ser realizados indiscriminadamente no sistema apenas para fazer com que o saldo registrado coincida com a quantidade encontrada fisicamente.
Primeiro é necessário identificar a origem da diferença.
Somente depois disso será possível determinar qual tratamento operacional, contábil e fiscal deve ser adotado.
9. TECNOLOGIA AJUDA, MAS NÃO CORRIGE PROCESSOS RUINS
Sistemas ERP (sistemas de gestão empresarial), leitores de código de barras, coletores de dados, integração entre compras e vendas e ferramentas de inteligência empresarial tornaram o controle de estoque muito mais eficiente, contudo, existe uma regra que nenhuma tecnologia conseguiu eliminar: se a informação registrada estiver errada, o relatório também estará.
Um sistema sofisticado não consegue saber sozinho que determinada mercadoria chegou ao depósito e não foi conferida corretamente, que um produto saiu sem baixa, que uma devolução não foi registrada ou que uma transferência ocorreu fisicamente sem a correspondente movimentação no sistema.
Tecnologia é ferramenta.
Controle depende de processos, responsabilidades definidas, conferência e disciplina operacional.
10. ALGUNS INDICADORES PODEM REVELAR PROBLEMAS ANTES QUE ELES CHEGUEM AO CAIXA
Uma boa gestão de estoque não deve se limitar à quantidade disponível.
Indicadores como giro de estoque, cobertura de estoque, prazo médio de estocagem, índice de ruptura, acuracidade do inventário e participação de produtos sem movimentação ajudam a transformar dados operacionais em informações para tomada de decisão.
Eles permitem responder perguntas importantes, como por exemplo:
Quais produtos vendem mais?
Quais estão parados?
Quanto tempo o estoque atual sustenta as vendas?
Quais itens consomem a maior parcela do capital investido?
Quanto do estoque não apresenta movimentação há meses?
Com que frequência o estoque físico diverge do sistema?
Essas respostas ajudam compras, vendas, financeiro e administração a trabalharem sobre a mesma informação.
CONCLUSÃO: ESTOQUE BEM CONTROLADO É DINHEIRO BEM ADMINISTRADO
Controle de estoque não é assunto exclusivo do estoquista, do almoxarifado ou do setor de compras. Ele envolve praticamente toda a empresa.
Compras determinam quanto entra. Vendas determinam quanto sai. O financeiro precisa administrar os recursos empregados nessas aquisições. O fiscal registra as operações. A contabilidade mensura seus efeitos patrimoniais e no resultado. E a administração utiliza todas essas informações para tomar decisões.
Por isso, uma das perguntas mais importantes que um empresário pode fazer não é simplesmente: “quanto tenho em estoque?”
Mas: “quanto dinheiro tenho aplicado em estoque, quanto tempo esse dinheiro permanece parado e posso confiar nos números que meu sistema está apresentando?”
Quando a empresa consegue responder essas três perguntas com segurança, o estoque deixa de ser apenas um depósito de mercadorias e passa a cumprir seu verdadeiro papel dentro da gestão: transformar capital investido em vendas, margem e geração de caixa.
SEU ESTOQUE ESTÁ AJUDANDO OU PREJUDICANDO OS RESULTADOS DA SUA EMPRESA?
Manter um estoque bem controlado vai muito além de saber quantos produtos existem nas prateleiras. É preciso compreender quanto do capital da empresa está investido em mercadorias, identificar produtos com baixo giro, acompanhar custos e margens e garantir que as informações físicas, fiscais e contábeis estejam alinhadas.
Na Zannix Brasil Contabilidade, acreditamos que a contabilidade deve ir além do cumprimento de obrigações. Informações contábeis confiáveis precisam ajudar o empresário a compreender melhor o seu negócio e a tomar decisões com mais segurança.
Se a sua empresa precisa melhorar a qualidade das informações contábeis, fiscais e gerenciais relacionadas aos estoques, fale com a nossa equipe.
Podemos ajudar sua empresa a transformar números em informações úteis para uma gestão mais eficiente, segura e rentável.
