Imaginamos que você já deve ter ouvido falar sobre Compliance. O termo vem sendo muito utilizado com a crescente importância dada a uma gestão ética para empresas.
A ênfase tem sido ainda maior com a globalização, que tem exigido uma postura mais firme e adequada às normas internacionais das empresas que exportam seus produtos e serviços.
Mas o que significa compliance?
Quais setores são responsáveis?
Neste artigo vamos trazer para você o que é e os principais pontos que você deve saber a respeito da importância de compliance e como aplica-la no seu negócio. Vamos lá?
O que é Compliance?
Compliance é uma palavra inglesa que traduzida para o português, quer dizer conformidade. Compliance é um controle interno das empresas em prol do cumprimento efetivo de questões legais, ou seja, significa que a empresa está com seus processos, questões contábeis, financeiras e administrativas, entre outros, de acordo com as leis e normas do meio no qual está inserida.
Vale mencionar que a preocupação acerca de Compliance não deve se limitar a agir e estar de acordo com normas e leis, mas também ao cumprimento dos valores de uma empresa.
Estar de acordo com questões ambientais, ter postura ética frente aos concorrentes, como exemplo, pode dizer muito a respeito do perfil de uma organização. Isto é, a imagem que o mercado e o público têm da empresa. Mas cuidado! Não confunda Compliance com uma auditoria interna.
As auditorias costumam ser esporádicas e com duração definida.
Já as implementações feitas por uma equipe de compliance devem atuar em todos os momentos de uma empresa, prevenindo possíveis descumprimentos.
Vemos um recente aumento no engajamento de empresas brasileiras em estruturar o compliance, especialmente de grande porte.
O movimento está muito relacionado à implantação da Lei Anticorrupção.
A lei determina que as empresas podem tomar responsabilidade por atos praticados contra o governo, bem como lista todos os atos e suas punições. Assim, a atenção aumentou para evitar possíveis fraudes jurídicas e financeiras nas empresas.
Exemplo de Compliance
Como dito anteriormente, compliance consiste na criação de normas para garantir o cumprimento de regras e melhores condutas dentro das mais diversas áreas da empresa.
A implementação desse tipo de metodologia permitirá que as empresas evitem problemas futuros, reduza as chances de complicações e melhore não só sua performance, como também sua atratividade para possíveis novos investimentos.
O compliance pode ser aplicado de diversas formas:
- Através do respeito às leis ambientais;
- Cumprimento das normas regulamentadoras de segurança de saúde e do trabalho;
- Cumprimento das normas ISO;
- Cumprimento das normas internas da empresa;
- Cumprimento de obrigações fiscais e legais dentro da instituição; etc.
Para todas essas possíveis aplicações, é possível criar metodologias de compliance para garantir sua boa execução.
Um exemplo é a criação de compliance empresarial, para se certificar de que todos os processos internos, para o bom funcionamento da organização, sejam seguidos da melhor forma possível.
Para garantir o bem estar, qualidade de vida e respeito entre os colaboradores, o compliance trabalhista também pode ser aplicado: trata-se da criação de normas e regimentos internos que irão organizar, definir e monitorar relações dentro da companhia, evitando abusos de poder e outros tipos de desvio, por exemplo.
Qual é o papel de compliance?
A compliance é uma forma de prevenir problemas maiores no futuro, através da criação de mecanismos estratégicos para identificar possíveis complicações e atuar, com antecedência, para evitá-las.
Um exemplo clássico de aplicação de compliance em uma empresa é em situações onde são aplicadas multas altíssimas da Receita Federal por falta ou inconformidade na prestação de contas, sonegação fiscal, desvios de conduta, etc.
Toda empresa, independente do seu porte, está sujeita a passar por esse tipo de situação, se não houverem processos bem definidos e seguidos à risca para garantir que todas as informações declaradas estarão dentro dos parâmetros administrativos legais e morais.
Por isso, o compliance atua diretamente na identificação de possíveis problemas e na criação de estratégias eficientes para que eles sejam evitados, reduzindo as chances de problemas fiscais e legais dentro da empresa, e auxiliando a manter as políticas internas alinhadas com as práticas do dia a dia.
O papel da contabilidade no compliance
É comum as empresas direcionarem as obrigações dos projetos de compliance apenas para a área jurídica.
Entretanto, outras áreas de uma empresa são importantes para garantir os processos de conformidade e um maior controle interno.
Um exemplo importante é a área de contabilidade, fundamental para garantir as adequações contábeis e financeiras de uma empresa.
O compliance contábil, como pode ser chamado, garante que uma organização mantenha seus registros contábeis transparentes, precisos e dentro das normas.
Assim, a prática de compliance na contabilidade irá garantir que se adeque constantemente para as alterações das novas normas.
Este é o caso, por exemplo, das normas que buscam adotar padrões contábeis internacionais.
É preciso que a empresa se prepare para adotar novas medidas e saiba todos os possíveis efeitos e reflexos contábeis dos contratos.
Por exemplo, a empresa deve-se adequar ao Pronunciamento Técnico CPC 06 (R2), (Operações de Arrendamento Mercantil), aprovado e divulgado ao final de 2017, relativo aos contratos de arrendamentos. De igual maneira, ao CPC 46, que determinou a forma de se calcular o Valor Justo e como divulgar as informações relacionadas.
Quais são os tipos de compliance?
O compliance pode ser aplicado em diversos segmentos dentro das empresas, e por isso entender quais são seus tipos é fundamental.
Existem cinco tipos principais de compliance. São eles:
- Compliance Empresarial;
- Compliance Trabalhista;
- Compliance Fiscal;
- Compliance Tributário;
- Compliance Contábil.
Vamos entender cada um deles.
Compliance Empresarial
O compliance empresarial consiste em manter a empresa em conformidade com os atos e normas da empresa.
Toda companhia possui, em sua essência, alguns fatores de controle interno e externo aos quais precisam se adaptar.
Nesse sentido, o compliance empresarial será fundamental para mostrar para a empresa os padrões que precisarão ser seguidos e que estão de acordo com as normas de controle determinadas.
Por exemplo, no caso de um escritório de contabilidade, existem procedimentos operacionais, normas e regras para que ele esteja em perfeito funcionamento.
O compliance empresarial definirá as melhores práticas para cada tipo de empresa, garantindo sua atuação da melhor forma possível.
Compliance Trabalhista
O compliance trabalhista atua, como o próprio nome diz, na área trabalhista da empresa, definindo direitos, deveres, obrigações e normas que precisam ser cumpridas por todos os profissionais.
Nesse sentido, é necessário ter o cuidado de garantir que todos os profissionais e colaboradores da organização estejam cientes do código de conduta da empresa, e a partir daí possam colocar em prática cada um dos dispositivos lá estabelecidos.
Além disso, é de extrema importância que exista, de fácil acesso, um canal de comunicação para possíveis denúncias, caso um dos dispositivos estabelecidos no código de conduta dos trabalhadores seja descumprido.
É necessário pontuar também que o código de conduta, além do plano de cargos e carreira, entre outras regras e normas devem ser seguidos por todos os profissionais e colaboradores da empresa, desde estagiários à alta diretoria, para garantir a boa convivência, respeito e profissionalismo entre todos os envolvidos.
Compliance Fiscal
O compliance fiscal auxilia as empresas a manter o controle e a veracidade das informações fiscais.
Não é segredo que no Brasil, a legislação fiscal é complexa e exige muita atenção aos detalhes: atualizações, modernizações, novas legislações, acontecem diariamente e em ritmo acelerado, por isso, os responsáveis pelos departamentos fiscais e tributários precisam ficar atentos a possíveis modificações nas rotinas legislativas.
Para garantir que o controle fiscal esteja em dia e seja feito com segurança, tranquilidade e transparência, o compliance fiscal é a melhor alternativa, independentemente do tamanho ou segmento da empresa.
Através do compliance fiscal é possível:
- Armazenar corretamente documentos e informações fiscais;
- Monitorar as obrigações fiscais pendentes;
- Criar um modelo de preenchimento de informações em notas fiscais de acordo com as instruções;
- Acompanhamento de prazos; e muito mais.
Compliance Tributário
Ao passo que o compliance fiscal auxilia a manter as rotinas e prazos fiscais de uma empresa, o compliance tributário atua junto às normas internas para prevenir possíveis violações às leis tributárias.
Compliance contábil
A forma mais importante do compliance contábil é a análise dos riscos para o negócio, estabelecendo o que pode ameaçar os resultados e implementando ações. Outra forma que devemos destacar é o processo de gestão, através do fluxo de caixa, do controle dos tributos, das receitas, despesas e dos investimentos, resultando em um maior controle das informações nos processos decisórios.
O profissional contábil com expertise em compliance, necessita entender melhor as suas funções e responsabilidades, não basta elaborar e publicar procedimentos e direcionar as responsabilidades aos gestores, eles precisam mudar o seu jeito de pensar e agir, eles precisam ser bem mais consultivos e participativos, entender o que está sendo cobrado e como podemos melhorar as atividades para se obter uma boa gestão do negócio.
Não é novidade para ninguém que o Departamento Contábil merece um cuidado redobrado. Ele toma a frente de diversas questões importantes, além de lidar com o dinheiro da empresa e suas principais obrigações governamentais, de teor tributário e fiscal, como já registramos acima.
Esse conjunto de diretrizes do compliance, de forma geral, é dividido em três categorias: gestão de riscos, governança corporativa e gestão de processos.
Gestão de Riscos
Um dos pilares do compliance é o foco na prevenção de problemas, adotando medidas voltadas para a otimização dos processos internos, como a auditoria contábil.
O objetivo nessa tarefa é identificar possíveis inconsistências em dados e documentos. Para isso, os profissionais da área se dedicam a verificar contas, demonstrações e todos documentos importantes para o setor.
A gestão de risco atua estudando a raiz de cada problema, buscando uma forma de administrá-las antes que se tornem maiores e até irreversíveis. Encontrando fraquezas e trabalhando diretamente nelas, as chances de prejuízo são quase que eliminadas completamente.
Essa perspectiva pode ser aplicada tanto nos processos de apuração de tributos como na qualificação de outras obrigações menores.
Gestão de Processos
A gestão de processos abrange tudo que se relaciona ao objetivo de aumentar a qualidade e a eficiência na gestão de informações.
Os dados são a base de uma empresa estratégica. Eles precisam ser consultados o tempo todo, dando origem a ideias, indicando possibilidades de investimentos e orientando melhorias.
A organização adequada e organizada dos dados financeiros é muito importante. Não só para esses fins, mas porque ela é o que garante o cumprimento das obrigações fiscais.
A compliance na gestão de processos visa reduzir erros relacionados às regras que regem a empresa, sejam de origem interna ou externa.
Em outras palavras, significa conhecer a empresa em profundidade, criando mecanismos de otimização das rotinas contábeis, sempre prezando pela clareza das informações.
Governança Corporativa
A governança corporativa já é bastante conhecida nas organizações. Ela trata de políticas e estruturas voltadas à fiscalização da empresa, visando uma condução mais ética e estratégica.
Todas as decisões devem ser pautadas nesses valores. Assim, a empresa evita problemas aos seus resultados e também à sua própria imagem como organização.
Como aplicar compliance a uma empresa?
Para que uma empresa seja considerada em compliance, deve então, como mencionado acima, estar cumprindo com todas as legislações.
Para isso, deve-se primeiramente, entender quais as regras que a empresa está sujeita. A partir daí, elaborar e criar um código de conduta de acordo com políticas e processos que visem à execução.
Não basta somente a criação de normas para cumprir os requisitos necessários junto a auditorias frequentes.
É preciso também instituir uma cultura que guie os membros da organização, com o uso de campanhas internas e incentivos a denúncias, por exemplo.
É evidente que, para uma implementação ser bem sucedida, é essencial que seja um processo contínuo e haja um envolvimento de todas as áreas e departamentos de uma organização.
Além disso, o ideal é que o processo de compliance atue todo o tempo que a empresa existir.
Afinal, constantemente novas normas entram em vigor e exigindo que as empresas busquem se readequar.
Quais as vantagens de estar em compliance?
Certamente, a principal vantagem pela adequação efetiva às questões legais é a redução dos riscos jurídicos e prevenção de fraudes e atos de corrupção.
Porém, aplicar projetos que garantam estar em compliance podem trazer outros benefícios a uma empresa como um todo. Veja alguns pontos:
Contribui para a reputação da empresa
Ao investir em compliance, conduzindo com maior transparência e ética, ganha-se credibilidade. Essa reputação influencia não só os clientes de um negócio, mas também a sua visibilidade no mercado.
Uma postura interna de honestidade pode ajudar a reter funcionários e talentos pelo sentimento de segurança frente ao cumprimento de seus direitos.
De igual maneira, o compliance contábil pode ser um importante indicador para auxiliar a atrair e manter investidores para um negócio.
Evitar problemas
Assim como citamos acima, uma imagem ligada aos códigos éticos pode ajudar a imunizar a empresa frente a exposições indesejadas em notícias e redes sociais, extremamente importantes no mundo digital.
Ademais, por envolver várias áreas da empresa, ter um bom programa de compliance auxilia a organizar também em outros aspectos, garantindo um melhor acompanhamento dos processos.
Isso pode afetar na qualidade dos produtos/serviços, impactar na correção de não conformidades, entre outros pontos.
Redução de Prejuízos
Tudo isso pode influenciar nos lucros da empresa.
Certamente, ao se evitar os desvios das leis, consequentemente se reduz gastos com multas e demais penalidades envolvidas.
Além dos impactos financeiros, as adequações podem ajudar que uma empresa exista por mais tempo.
Sem mencionar que, a ênfase dada aos registros e monitoramentos de uma empresa aumenta seu controle interno. Assim, pode-se tornar mais eficiente o acompanhamento e gestão dos gastos.
Qual a importância do compliance?
O compliance é fundamental para garantir o bom funcionamento da empresa, dentro da lei e das obrigações fiscais, bem como estimular que a cultura e os valores da empresa sejam passados e vividos dentro da instituição.
Através dele, além de reduzir as chances de problemas trabalhistas, fiscais e legais, também é possível identificar possíveis gargalos dentro do negócio e atuar de forma preventiva para evitar que problemas maiores aconteçam.
Dicas para um compliance eficiente
A criação de um compliance eficiente, independente da área (fiscal, trabalhista, empresarial ou tributária) exige cuidado em algumas partes do processo.
Crie uma estrutura duradoura
O primeiro ponto é criar uma estrutura duradoura.
Avalie os processos da empresa e veja como otimizá-los de forma estratégica para evitar que possíveis problemas e falhas aconteçam em cada uma dessas áreas.
É importante que a estrutura de compliance criada seja duradoura e não fique mudando com tanta frequência, para facilitar a adoção da equipe e aumentar suas chances de sucesso.
Por isso, durante essa etapa, fique bem atento às especificidades de cada tarefa, e faça tudo com calma.
Treine sua equipe
Uma vez que a estrutura está pronta, é hora de treinar a sua equipe.
São esses colaboradores que irão atuar de forma ativa em cima das medidas definidas pelo compliance, então precisam estar bem alinhados para conseguir seguir corretamente todas as normas e processos estabelecidos.
Simplifique para que seja compreensível
Para tornar o processo prático e eficiente, é interessante que ele seja o mais simples possível, facilitando a compreensão de todos os envolvidos.
Utilize como diferencial competitivo
O compliance também pode ser utilizado como diferencial competitivo dentro de uma instituição.
Afinal, principalmente quando pensamos no compliance empresarial, que garante o bom funcionamento e cumprimento das normas da empresa, esse tipo de processo bem definido e estruturado pode ser fundamental para manter a produtividade, a qualidade e o bom atendimento.
Além disso, para empresas que buscam por investidores, ter um bom compliance fiscal e tributário alinhado é um excelente sinal de que as informações da instituição estão corretas, seguindo as melhores práticas.
Políticas e regras de compliance
O compliance também possui uma legislação, que definirá muitas das ações necessárias para que a sua implementação seja bem feita.
O guia lançado pela Controladoria Geral da União e o Instituto Ethos sobre o tema se chama “A Responsabilidade Social das Empresas no Combate à Corrupção”, e foi o primeiro material no Brasil sobre o tema, lançado em 2009.
Em 2013, no entanto, a regulamentação de compliance passou a ser definida através da Lei nº 12.846 de 2013, também conhecida como Lei Anticorrupção.
Compliance e a LGPD
Quando pensamos no seguimento das normas e leis, precisamos considerar as atualizações pelas quais as empresas precisam passar.
De tempos em tempos, novas leis surgem, e é fundamental que todas as instituições estejam cientes de cada uma delas e entendam como elas se encaixam no seu dia a dia.
No caso da LGPD não é diferente.
Trata-se da Lei Geral de Proteção de Dados, e explicaremos a seguir como funciona e o impacto do compliance.
O que é a Lei Geral de Proteção de Dados?
A Lei Federal nº 13.709/2018, também conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados, surgiu para regulamentar o uso, transferência e proteção dos dados pessoais no país.
Através dela, é exigido, por exemplo, o consentimento explícito dos cidadãos para a coleta e uso das informações pessoais, além de obrigar as empresas a oferecerem a opção de visualizar esses dados registrados, corrigi-los quando necessário e excluí-los se acharem adequado.
A LGPD entende como dados pessoais:
- RG, CPF CNH;
- Raça ou etnia;
- Saúde;
- Religião;
- E até a opinião pública de cada indivíduo.
Como se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados?
A Lei Geral de Proteção de Dados exige que as empresas atualizem as normas de compliance para proteger não só os dados dos colaboradores, mas de todas aquelas pessoas que a empresa tem acesso: clientes, fornecedores e parceiros.
Uma forma de se adequar à LGPD é ter um profissional responsável pela área, para atuar junto ao comitê de compliance da instituição.
Esse profissional será responsável por criar, cuidar e otimizar procedimentos internos que estão diretamente ligados ao tratamento, segurança e distribuição das informações, garantindo que todas as especificidades da LGPD se cumpram.
Conclusão
Em suma, uma empresa deve sempre buscar estar em dia com as normas para garantir estar em compliance.
Apesar de necessárias, essas transições têm inúmeras etapas que podem ser trabalhosas.
Para se adequar a questões mais específicas como as normas contábeis citadas, CPC 06 e CPC 46, uma empresa pode contar com consultorias especializadas, a exemplo daquela que entregamos aqui na Zannix Brasil.
É fundamental que todos os cuidados sejam tomados e atenção seja dada, devidamente, às questões tributárias, fiscais, empresariais e trabalhistas dentro de uma organização empresarial, para evitar erros e problemas maiores no futuro.
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Fonte de Consulta e Informações: Investor.
Revisão, ampliação, alteração e atualização: Equipe Zannix Brasil
