B P O

O QUE É E QUAIS AS VANTAGENS?

 

Por Marketing Zannix Brasil – 13 de setembro de 2021.

 

BPO é um serviço de alto valor que pode impulsionar o crescimento da sua empresa de forma organizada, econômica, sustentável e expandir seus horizontes.

 

Como surgiu o BPO?

 

O BPO é uma modalidade de terceirização de serviços que surgiu no começo da década de 90, aplicado nos processos transacionais.

 

Essas são atividades que não possuem interferência humana, costumam ser de pouco valor e — hoje em dia — automatizada por sistemas. Possuem pouco valor para a empresa, mas são necessárias para seu funcionamento.

 

Foi nos anos 2000, com o boom tecnológico e digital, que as empresas viram a necessidade de terceirizar os serviços completos do seu BackOffice, mais conhecidos como serviços de retaguarda ou administrativos.

 

A partir dessa experiência, a partir de 2012/2013, as empresas perceberam que o BPO poderia ser estendido à outras atividades administrativas, como o front-office (como atendimento comercial) e a partir daí não parou mais de ser expandido para as mais diversas áreas secundárias e, às vezes até primárias, das empresas.

 

O que significa BPO?

 

BPO é uma solução de terceirização da gestão para empresas nos mais diversificados ramos de atividades.

 

A sigla BPO vem do inglês Business Process Outsourcing, ou simplesmente Terceirização de Processos de Negócio, que nada mais é do que a Terceirização da Gestão Administrativa das empresas. Também poderia se chamar de Assessoria e Consultoria. O BPO, seja como assessoria financeira, fiscal, contábil, gerencial ou consultivo, já é uma realidade globalizada de transferência de áreas administrativas para serem operacionalizadas por empresas especializadas.

 

Em princípio, embora a expressão BPO remeta para gestão financeira, o que é um equívoco, ela não se limita apenas a gestão financeira. Como o próprio nome sugere, BPO significa terceirizar e por essa razão, você pode terceirizar tudo que pode ser delegado a um terceiro especialista no assunto. Mais adiante vamos detalhar o que sua empresa pode terceirizar através do BPO.

 

Via de regra esse serviço é prestado por escritórios contábeis, visto que esses profissionais já detêm expertise nas áreas de gestão financeira, fiscal, contábil, trabalhista, gerencial ou consultivo, departamento de pessoal, societário, entre outros, que passam ser gerenciadas externamente.

 

Entre tantas vantagens do BPO, as principais são:

 

  1. Alta redução de custos e tempo;
  2. Organização administrativa e financeira;
  3. Dinamicidade; e
  4. Facilidade de acesso a informações a qualquer tempo e em qualquer lugar;
  5. Disponibilidade de informações em tempo real para embasar a tomada de decisões.

 

Por já ser uma realidade, é cada vez maior a busca de empresários por soluções que os ajudem a focar mais no core business (atividade principal) do negócio, e, principalmente, para reduzir custos/despesas e organizar a empresa.

 

Como saber se determinada empresa precisa de BPO?

 

Existem alguns sinais claros que indicam a demanda por uma solução de BPO por parte das empresas/empresários.

 

O primeiro deles é a ausência de uma equipe ou profissional interno dedicado à gestão administrativa da empresa como um todo, ou mesmo de áreas específicas, o que acaba comprometendo a gestão da empresa e reduzindo o seu poder de competitividade.

 

Outra evidência é a dificuldade em manter um processo de gestão eficiente, muitas vezes porque o próprio gestor não tem tempo, desconhece as técnicas ou até mesmo não tem interesse na área.

 

E outro indicativo é quando a empresa começa a crescer e a estrutura de gestão deixa de acompanhar esse crescimento, seja por ausência de processos, seja por equipe inadequada, tornando assim a avaliação dos resultados uma verdadeira agonia de todos os dias (como diria meu ex chefe há 10 anos atrás).

 

Como resultado dessa falta de habilidade e experiência, certamente a empresa terá problemas com erros constantes nos registros e movimentações, falta de informação sobre a saúde financeira do negócio, multas e penalidades por atrasos em pagamentos e descumprimento de prazos e leis, com ocorrência de fraudes involuntárias e aplausos da concorrência.

 

Empresas que se enquadre nas características acima, são potenciais clientes de BPO e naturalmente, buscam uma solução para otimizar processos e melhorar seus resultados.

 

Serviços de BPO na Zannix Brasil

 

Evidentemente, serviços de BPO precisam ser adequados à realidade e necessidades das empresas interessadas para que efetivamente produzam os resultados esperados.

 

Claro está que os serviços de BPO não podem ser delegados à pessoas sem experiência ou conhecimento de causa, até mesmo por questões de segurança jurídica e de confiabilidade técnica. Lembre-se que: sua empresa é sua fonte de renda e seu instrumento de trabalho, logo, entregar um desconhecido, aventureiro, pode ser um risco muito grande.

 

Na hora de terceirizar este serviço, certifique-se da idoneidade profissional da empresa. Peça comprovações de capacidade técnica, habilidades profissionais, experiência, tempo de mercado, referências e como este serviço será executado. Exemplo: para que este serviço seja executado de forma satisfatória, o que terei que lhe entregar? Como será feito? Terei acesso às informações? Qual a sua experiência? Existe fidelidade/multa no contrato? Quais informações devo entregar para que o objeto do contrato seja cumprido? E a segurança dos dados? O contratado tem uma política de proteção de dados? Se tem, mostre uma cópia…

 

Além disso, é muito importante registrar que, com o advento da Lei Geral de Proteção de Dados, mais conhecida como LGPD, a empresa ou pessoa contratante, certifique-se o prestador/contratado dispõe de uma Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais interna e onde ela está publicada, visto que a prestação de serviços de BPO, seja em que área for, pressupõe a entrega de dados pessoais de titulares que precisam estar protegidos, sob pena de multa que pode chegar a 50 milhões de reais. Isso é sério e muito perigoso.

 

Serviços de BPO que podem ser terceirizados na Zannix Brasil

 

Em relação à assessoria e consultoria financeira:

 

§  Gestão do fluxo de caixa;

 

  • Conferência de Caixa;

 

  • Lançamentos de Entradas e Saídas

 

  • Controle de Vendas com cartões de crédito/débito;

 

§  Gestão de contas a pagar e receber;

 

§  Conciliação bancária;

 

§  Análise de crédito;

 

§  Gestão de documentos;

 

§  Gestão de indicadores.

 

Em relação às obrigações fiscais e tributárias:

 

  • Escrituração dos registros fiscais e elaboração dos livros obrigatórios, declarações e guias de recolhimento dos tributos devidos, com entrega antecedente para pagamento;

 

  • Orientação acerca do cumprimento das obrigações acessórias de natureza fiscal, como informar o código de serviço nas NFS-e e CFOP nas NF-e e NFC-e.

 

  • Planejamento tributário, precificação, reclassificação, emissão de notas fiscais, recibos.

 

  • Outras obrigações fiscais e tributárias.

 

Em relação às obrigações contábeis:

 

  • Escrituração e classificação da contabilidade de acordo com as normas e princípios contábeis vigentes dentro do padrão ITG 1000 e cumprimento às legislações que a exigem;

 

  • Emissão dos relatórios de diário, razão, balancetes, entre outros relatórios;

 

  • Emissão do balanço patrimonial e da demonstração do resultado do exercício, a ser realizada até o dia trinta e um de março do ano subsequente.

 

  • Entrega e apresentação das declarações anuais, como o SPED ECD e ECF.

 

Em relação às obrigações trabalhistas:

 

  • Registro de admissão de funcionários, formalização dos contratos de trabalho, envio de etiquetas para que o cliente assine a CTPS e transmissão das informações ao eSocial;

 

  • Geração mensal da folha de pagamento dos funcionários, pró-labore dos sócios e recibos de pagamento a autônomos, além da emissão de declarações e guias de recolhimento de tributos decorrentes, recibos de salário família, guia de recolhimento sindical e demais obrigações trabalhistas e previdenciárias, como o eSocial;

 

  • Emissão de comunicado e recibo de férias de funcionários e transmissão das informações ao eSocial;

 

  • Emissão de comunicado de demissão de funcionários, geração da rescisão trabalhista, emissão das guias de recolhimento de tributos decorrentes, preparação de documentos para o seguro desemprego e transmissão das informações ao eSocial.

 

Em relação às orientações gerenciais e consultivas:

 

  • Orientações sobre boas práticas de gestão e aplicação dos dispositivos legais vigentes aplicáveis às atividades econômicas previstas neste contrato, no que pertine às áreas de liderança, estratégia, marketing, vendas, pessoas, processos, finanças, contábil, tributária e trabalhista;

 

  • Disponibilidade de profissionais qualificados para responder a consultas por meio da internet (App Meu Contador), exclusivamente durante o horário comercial, ou reunião presencial a cada 30 dias, mediante agendamento prévio, com até́ duas horas de duração, para sanar dúvidas e analisar estratégias de ordem gerencial.

 

  • Respostas às consultas da CONTRATANTE num prazo de até 48 horas úteis, salvo as exceções motivadas por casos fortuitos ou por fatos ou ações supervenientes alheias à nossa vontade ou capacidade de resposta, quando este prazo poderá ser alterado de acordo com a disponibilidade da nossa assessoria jurídica.

 

Em relação às obrigações paralegais:

 

  • Controle de vencimento de renovação dos alvarás do Corpo de Bombeiros, sanitário, ambiental, de localização e de funcionamento;

 

  • Controle de vencimento e renovação das certidões negativas de débitos federais, estaduais e municipais.

 

BPO – Vantagens da Terceirização

 

Garantia de atualizações positivas à sua instituição. Com o apoio de profissionais ou empresas especializadas para cuidar das atividades-meio, sua empresa/empresário pode focar em aumentar a eficiência, reduzir custos, controlar os pontos fracos e fortes ou supervisionar os colaboradores. Com isso, a performance da instituição só tende a crescer. Ou seja, BPO traz vantagens competitivas.

 

BPO – Principais benefícios de implantar em sua empresa

 

Otimização do tempo

Quando a organização repassa serviços para outra, os colaboradores têm mais tempo para se dedicarem às atividades principais. A qualidade do trabalho aumenta e o ambiente deixa de estar sobrecarregado. Além disso, contratar outra empresa para a realização de determinadas tarefas faz com que sobre mais espaço na sua instituição.

 

Economia

 

Você pode substituir os custos fixos com funcionários por custos variáveis, de acordo com a demanda de serviços, que serão pagos mensalmente. Você faz economia com encargos trabalhistas, benefícios e treinamentos, além dos processos de seleção e desligamento, que não estarão mais sob sua responsabilidade. Entretanto, é preciso ter atenção na hora de escolher uma empresa terceirizada: analise se os direitos trabalhistas serão assegurados.

 

Conhecimentos específicos

 

O BPO lhe ajuda a contar com profissionais especializados em cada atividade, capacitados e com experiência nos processos. Isso significa que suas tarefas estarão em mãos qualificadas e sua demanda de serviços poderá ser atendida com qualidade e eficiência.

 

Aliado ao BPO está o que é chamado de KPO, que significa Knowledge Process Outsourcing, ou traduzindo: Terceirização de Processos de Conhecimento. Significa exatamente a contratação de profissionais com entendimento. Isso assegura que todos os processos serão finalizados considerando as mais diversas regras e critérios legais e ainda, todos os riscos podem ser analisados e controlados. A empresa contratada deve ser responsável pela atualização de seus funcionários, assim como de suas tecnologias e processos.

 

Esse nível de qualidade dificilmente é alcançado com as equipes internas. Se você quiser montar uma equipe especializada em sua organização, terá que gastar para contratar profissionais de alto nível ou investir no desenvolvimento de quem ainda não tem tanta experiência.

 

Como escolher uma empresa para o BPO?

 

É extremamente relevante saber escolher a empresa ou profissional mais adequado para a estratégia de BPO em sua organização. A empresa escolhida precisa ter conhecimento e competência na área de atuação, consultoria para os procedimentos implementados e automatização de processos, que vai garantir a integração das atividades. Além disso, é imprescindível que os valores da empresa contratada estejam alinhados aos da contratante.

 

Conclusão

 

A terceirização, como você pode ver ao longo deste artigo, pode ser extremamente benéfica para sua empresa, principalmente para os setores/departamentos mais burocráticos, a exemplo do financeiro.

 

Além disso, contar com uma equipe qualificada, com expertise, e 100% dedicada às atividades do setor, pode fazer toda a diferença para manter a saúde financeira da empresa em dia.

 

Posto que, o BPO não só oferece maior segurança na gestão administrativa da empresa, como traz processos e métricas muito bem alinhados e afinados com a rotina da companhia, o que permite uma tomada de decisão mais estratégica, baseada em dados e indicadores.

 

É importante, no entanto, antes de investir num BPO, fazer uma análise da sua situação financeira, das possibilidades de investimentos, das vantagens e desvantagens que ela pode trazer para sua empresa, para que assim a contratação seja efetiva.

 

Entendeu como funciona o BPO e qual seu impacto no mercado? Então, compartilhe esse artigo com seus amigos para que eles também saibam como a terceirização pode impactar diretamente nos resultados da empresa de deles.

 

Fonte: Equipe Zannix Brasil.

 

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