Por Marketing Zannix Brasil – 24 de janeiro de 2022.
Custo e despesa, apesar de parecidos, têm conceitos diferentes. O custo está relacionado às atividades-fim do negócio, como a matéria-prima por exemplo. Já a despesa se refere aos gastos não relacionados ao produto final, como as despesas administrativas.
Entender a diferença entre custo e despesa é fundamental para o preenchimento correto dos relatórios contábeis e para o levantamento de indicadores essenciais para a avaliação do seu negócio.
Além disso, também é importante diferenciar esses conceitos para melhor planejar as contas da sua empresa. Toda empresa de sucesso começa com a boa administração do fluxo de caixa. Por isso, independentemente do seu setor de atuação, é vital acompanhar os números de perto.
Se você tem dúvidas sobre custo e despesa e, principalmente, quer aprender como diferenciar os dois, esse artigo é para você. Aqui, vamos abordar o que são esses dois conceitos, além de expandi-los. Dessa forma, você vai aprender tudo que precisa saber para ver sua empresa crescer cada vez mais organizada.
Para entender o que é custo e o que é despesa, e como classificar esses gastos na sua empresa, neste artigo vamos discorrer sobre:
- Custo e despesa: qual a diferença?
- Quais são os tipos de despesas?
- Despesa ou investimento?
- Como podem ser classificados os custos?
- Diferença entre despesas e deduções
- Custo e despesa na contabilidade
- Frete é custo ou despesa?
- Conheça a Zannix Brasil
Custo e despesa: qual a diferença?
Como já falamos, custo e despesa são os gastos de uma empresa, ou seja, Contas a pagar. No entanto, os dois termos possuem conceitos diferentes.
Entender o que é custo e o que é despesa vai permitir que você avalie melhor a sua operação, entendendo os pontos de melhoria para possibilitar o crescimento dos seus resultados.
Além disso, classificar corretamente os custos e as despesas é essencial para que seus relatórios e documentos contábeis estejam de acordo com a regras procedimentais e legais da contabilidade.
Mas antes de prosseguirmos, é importante que você conheça o conceito de custo e despesa. Vamos lá:
Conceito de custo
Conforme a NPC 2 do Instituto dos Auditores Independentes do Brasil (IBRACON):
“Custo é a soma dos gastos incorridos e necessários para a aquisição, conversão e outros procedimentos necessários para trazer os estoques à sua condição e localização atuais, e compreende todos os gastos incorridos na sua aquisição ou produção, de modo a colocá-los em condições de serem vendidos, transformados, utilizados na elaboração de produtos ou na prestação de serviços que façam parte do objeto social da entidade, ou realizados de qualquer outra forma.”
Assim, entende-se por custo todos os gastos envolvidos na atividade-fim da empresa, aqueles sem os quais é impossível produzir, oferecer ou entregar determinado produto, ou serviço.
São exemplos de custos:
- Matéria-prima;
- Energia utilizada na produção;
- Salários dos profissionais envolvidos na produção;
- Equipamentos utilizados na produção.
No caso de uma fábrica de camisetas, por exemplo, podem ser classificados como custos:
- O tecido;
- A linha de costura;
- As etiquetas a serem costuradas no produto;
- A embalagem individual;
- As máquinas de costura;
- Os salários das costureiras e dos designers;
- Tintas ou demais materiais utilizados na personalização.
Conceito de despesa
Para a contabilidade, despesas são os gastos necessários para a obtenção de receita da empresa, mas não estão envolvidos ao processo de manufatura ou transformação do produto, como é o caso dos custos.
São exemplos de despesas:
- Aluguel do pavilhão;
- Pró-labore;
- Telefone;
- Comissão de vendedores;
- Materiais de escritório;
- Salários da equipe administrativa;
- Pró-labore;
- Impostos.
Quais são os tipos de despesas?
Classificar as despesas de maneira correta, além de ajudar a manter a organização no controle do fluxo de caixa, é essencial para o planejamento. Isso porque as categorias ajudam os gestores a entender para onde vai o dinheiro, identificando oportunidades de redução de custos.
As categorias de despesas podem, até mesmo, ajudar a apontar problemas nos processos. Isso porque, quando muito mais dinheiro do que o previsto está sendo gasto em um setor, isso pode indicar problemas estruturais em outros ou de forma generalizada.
AS DESPESAS CLASSIFICAM-SE EM
I – Regulares ou Extraordinárias
Esses são os primeiros dois grupos de divisão das despesas da sua empresa.
Vamos entender melhor:
- Regulares:tratam-se de despesas previsíveis. Isso é, aquelas que sua empresa sabe com certo grau de certeza que terá mensalmente. Um bom exemplo são os salários administrativos, impostos, aluguéis e contas.
- Extraordinárias: ocorrem de forma aleatória ou sem qualquer previsibilidade. Alguns exemplos são multas e gastos com processos, reparação de problemas ou reposição de equipamentos que falharam.
II – Fixas ou Variáveis
Outra classificação contábil importante para manter o fluxo de caixa sob controle é a divisão entre despesas fixas e variáveis. Vamos ver:
- Fixas: essas despesas não dependem de quantidade de trabalho ou horas utilizadas, e podem ser esperadas com certeza todos os meses. Por exemplo, aluguel, salário dos colaboradores (sem contar horas extras), seguros e pacotes de serviços de comunicação.
- Variáveis: alguns gastos podem oscilar de acordo com a utilização ou consumo, horas trabalhadas ou desempenho da equipe. Alguns exemplos são contas de água e luz, horas extras e bônus e comissões por vendas.
Classificação das despesas por Setor Administrativo
Além dessas classificações, também é comum dividir as despesas pelo Setor Administrativo na contabilidade. Vamos ver alguns exemplos:
- Despesas Administrativas
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- Salários administrativos;
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- Host e domínio para site da empresa;
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- Mensalidade da Internet e outros serviços de comunicação;
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- Contas de Luz e Água;
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- Aluguel, IPTU ou condomínio;
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- Manutenção do local de trabalho (como com faxina).
- Despesas Comerciais
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- Material para divulgação;
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- Campanhas de Marketing;
- Comissão de vendas;
- Despesas Operacionais
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- Material de escritório;
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- Material de limpeza, cozinha ou para lanches;
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- Deslocamento, combustível, passagens e estadias;
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- Infraestrutura.
- Despesas Financeiras
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- Tarifas de bancos e manutenção de contas;
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- Juros e IOF
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- Tarifas de boletos e máquinas de cartões.
Esse passo extra para a organização pode ajudar muito a realizar um acompanhamento mais preciso das despesas da sua empresa. Isso é fundamental para otimizar os processos e reduzir custos sempre que possível. Isso porque é muito mais fácil identificar problemas e despesas desnecessárias quando você sabe exatamente para onde vai o dinheiro.
Desperdícios e Perdas
Também é importante entender com clareza o que é um desperdício em suas despesas, e o que configura perda. Vamos ver também.
As perdas são despesas extraordinárias que não irão proporcionar nenhum retorno ou benefício à empresa. Alguns exemplos são incêndios, inundações, furtos e roubos.
Os desperdícios, por sua vez, configuram a utilização de recursos sem que eles agreguem valor ao produto, serviço, ou para o cliente. Existem 7 tipos de desperdício de produção. Vamos conhecê-los:
- Defeitos: produtos perdidos devido a defeitos na matéria-prima ou serviço mal executado;
- Excesso de produção: produção maior ou mais rápida que necessário;
- Espera: tempo ocioso para a equipe ou equipamentos;
- Transporte: movimentação desnecessária de materiais ou equipamentos;
- Movimentação: transporte desnecessário da equipe;
- Processamento inapropriado: processos desnecessários para a qualidade final do produto ou serviço;
- Estoque: armazenamento excessivo de produtos ou matéria prima.
Despesa ou investimento?
É muito comum, hoje em dia, encontrar o termo investimentos utilizado como sinônimo de despesas. Mais cuidado: esses dois conceitos são muito diferentes.
Certamente você já ouviu um vendedor dizer que algum produto é, na verdade, um investimento. Isso apenas é verdade se houver expectativa de retorno financeiro futuro.
Vamos ver um exemplo de quão sutil pode ser essa diferença.
Imagine que você fará uma reforma no prédio de sua empresa. Todas as estruturas serão mantidas, e o objetivo é certificar-se de que não existe nenhum problema nas redes elétricas e hidráulicas. Dessa forma, essa será classificada como uma despesa com manutenção.
Agora, imagine, ao invés disso, que a obra visa criar uma nova ala para a empresa. Nela, poderão ser alocados mais colaboradores, aumentando a capacidade de produção. Agora, a reforma passa a ser vista como um investimento.
Para definir se algo é investimento ou despesa, você precisa fazer uma pergunta simples: esse gasto tem potencial de agregar valor para a empresa ou fazê-la expandir sua atuação? Se a resposta for sim, trata-se de um investimento.
Vale lembrar: as despesas são tão vitais para o bom funcionamento de uma empresa quanto investimentos.
Como podem ser classificados os custos?
Assim como as despesas, os custos também possuem classificações específicas. Organizá-los ajuda a manter boas práticas de gestão. Como você sabe, o monitoramento é a chave para uma administração de sucesso.
A seguir, você conhece melhor os principais tipos de custos em uma empresa:
Custos diretos
Esse tipo de custo está associado aos produtos ou serviços que a organização oferece no segmento em que atua. Isso é, esses são os valores incluídos no cálculo para chegar no valor final do produto oferecido pela empresa.
Custos indiretos
Esses são os custos que não estão necessariamente ligados à atividade-fim realizada pela empresa. Assim, eles podem interferir na produção, mas não tem relação direta com ela.
Muitas vezes, esse tipo de custo chega a ser incluído no preço do produto.
Custos fixos
Da mesma forma que acontece com as despesas, existem custos que são mais fáceis de prever. Tratam-se daqueles que permanecem os mesmos, independentemente da produção mensal ou desempenho na empresa.
Custos variáveis
Os custos variáveis são menos previsíveis. Tratam-se daqueles que podem sofrer oscilações dependendo de quantos recursos foram utilizados, da performance de diferentes setores e até mesmo de alguns imprevistos.
Diferença entre despesas e deduções
Por sua vez, as deduções também possuem um conceito próprio que as difere das despesas. As deduções são ajustes sobre a Receita Bruta e não despesas realizadas.
Para entender melhor, a diferença é que, diferente das despesas, as deduções não representam sacrifícios financeiros para a empresa. Por exemplo, os impostos sobre vendas, que são pagos pelo consumidor.
Frete é custo ou despesa?
Essa é uma dúvida muito comum. Em contabilidade, os fretes sobre as vendas são classificados como despesas comerciais. Isso é, os gastos com o envio do produto para o cliente ou para o distribuidor são entendidos como uma despesa.
Agora, se estamos falando sobre frete sobre compras, o cenário muda. Os gastos com o recebimento de matéria-prima, por exemplo, são componentes do custo dos seus produtos.
Conheça a Zannix Brasil
Somos a Zannix Brasil, um escritório de Contabilidade Híbrida e Consultiva em Gráficos, humanizado e personalizado fundado em 2010. Nosso propósito é investir em pessoas, processos, serviços e tecnologia, para que possamos prosseguir evoluindo e nos diferenciado da concorrência. Os insights e serviços de alta qualidade que produzimos através de um conceito próprio e inovador oferecidos aos nossos clientes, nos permite construir uma relação de confiança, inovação, referência e liderança. Queremos continuar criando colaboradores e/ou encantadores excepcionais que se integre incondicionalmente à cultura, aos valores e à missão da nossa organização para cumprir e entregar as nossas promessas a todos os nossos stakeholders, para que continuemos desempenhando um papel fundamental na construção de um mundo contábil que contribua efetivamente para o enriquecimento gerencial e econômico das empresas e pessoas onde quer que estejamos, fornecendo o contexto e o significado inovador do trabalho que fazemos todos os dias.
Por meio de nossa linha de serviços integrados – Contabilidade Digital em Gráficos, Contabilidade Consultiva, Planejamento e Recuperação Tributária, Administração Condominial, Registro de Marcas e Patentes, Escritório Virtual e Coworking -, cuja realização de cada um deles é delegada à setores específicos do nosso escritório com profundo conhecimento do assunto, ajudamos nossos clientes a gerenciar, medir, definir e conhecer seus negócios para que tenha sucesso na capitalização de novas oportunidades, munidos de informações que permitam avaliar e gerenciar potenciais riscos, gerando segurança, crescimento sustentável organizado e responsável.
Nossa equipe multidisciplinar de alto desempenho, tem como prioridade ajudar aos nossos clientes a empreender, negociar, cumprir prazos, metas e regulamentos infralegais.
E assim, trabalhamos continuamente para melhorar a qualidade dos nossos serviços, investindo sobretudo em pessoas, processos, produtividade e tecnologia, objetivando usar nosso conhecimento, habilidades e experiência para ajudar a cumprir nosso propósito de criar mudanças positivas que possam garantir o nosso diferencial de mercado, sem jamais nos distanciarmos da ética e do nosso compromisso com quem foi e é parte do nosso crescimento.
Conclusão
Custo e despesa são conceitos diferentes, mas fundamentais para avaliação da saúde financeira da empresa.
Como o custo tem relação direta com o produto, você pode ter uma visão clara do custo dessa mercadoria, analisando se a sua margem de lucro está de acordo com os objetivos da sua empresa.
Já as despesas, ainda que fundamentais, são itens que podem ser reavaliados em caso de uma crise financeira, por exemplo.
Entender onde você pode ou não cortar é importante para evitar que sua empresa fique impossibilitada de produzir e faturar.
Quer saber muito mais sobre gestão empresarial, visite o nosso blog. Lá tem muitas dicas e informações para quem quer empreender ou já é empreendedor ou empresário.
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Fonte de Consulta e Informações: Bom Controle.
Revisão, alteração e atualização: Zannix Brasil
