Guia Completo
Não é segredo para as empresas que temos um sistema tributário altamente complexo e confuso, o que influencia diretamente na declaração dos impostos e demais demandas fiscais, que muitas vezes ocorrem de modo errado.
Essa estrutura legislativa complexa e de difícil interpretação até mesmo para advogados tributaristas muitas vezes gera problemas às empresas e prejudica fortemente o desenvolvimento econômico e social.
Para auxiliar com essa questão fiscal, hoje vamos tentar destrinchar a compensação no Simples Nacional, tema que gera dúvidas frequentes.
Considerando que frequentemente mais e mais empresários recorrem a este benefício, muitos profissionais da área contábil buscam se qualificar para ajudar empresas a recuperarem os pagamentos feitos indevidamente.
Contudo, a recíproca do Fisco também é verdadeira, ou seja, também há casos de pagamentos realizados em valores menores do que aquilo que efetivamente era devido, o que expõe o contribuinte autuações fiscais da Receita Federal e outros órgãos competentes.
O que é a Compensação no Simples Nacional?
A compensação tributária no Simples Nacional é o procedimento pelo qual um contribuinte utiliza créditos reconhecidos pela Receita Federal para quitar débitos do próprio regime. No entanto, esse procedimento tem diversas limitações e regras próprias.
No Simples Nacional, não é permitido compensar tributos pagos indevidamente ou a maior com outros tributos devidos dentro do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Isso ocorre porque o pagamento do Simples engloba vários tributos federais, estaduais e municipais, e a legislação impede a compensação de tributos entre diferentes esferas de governo.
Regras principais:
- Só dá para compensar débitos e créditos de mesmo tributo e mesmo ente federado (União, estados, DF ou municípios).
- Só vale para débitos e créditos do Simples Nacional, e não de outros regimes.
Quem pode usar?
- Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional.
Base legal:
- Instrução Normativa RFB nº 2.055/2021;
- Lei Complementar nº 123/2006
Quando se pode pedir a compensação do Simples Nacional?
A solicitação de compensação no Simples Nacional se faz para a extinção de débitos junto à mesma UF, e que sejam relativos ao mesmo tributo.
Importante destacar que não existe um período específico anual para a solicitação, como acontece com a restituição do Imposto de Renda Pessoa Física.
A empresa interessada na compensação no Simples Nacional deve ficar atenta a todas as exigências descritas pela Receita Federal e demais entes fiscais regulatórios.
Para saber mais detalhes e informações sobre Compensação no Simples Nacional é recomendável acessar no Manual de Compensação e Restituição.
De olho na legislação: o que fazer em caso de compensação indevida?
Para saber se a sua empresa paga ou pagou impostos de maneira indevida, é importante verificar o extrato de recolhimento do Simples Nacional. Isso pode ser feito no próprio site de geração do DAS.
Confira o checklist abaixo para conferência dos documentos de entrada e também de saída, além dos valores relativos a sua empresa:
- Data da venda ou da prestação do serviço;
- Imposto Sobre Serviços;
- Imposto Sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços com Substituição Tributária;
- Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços.
Verificar essas informações é essencial para saber se o recolhimento do Simples Nacional está correto.
Também é importante destacar que o contribuinte pode realizar a compensação de pagamentos que se recolheu indevidamente ou em montante superior ao devido.
Eles devem ser relativos aos créditos do Simples Nacional, com débitos também apurados no Simples Nacional para com o mesmo ente federado e relativos ao mesmo tributo.
Além disso, os valores indevidos que se compensou terão a exigência dos acréscimos moratórios para o imposto de renda. Inclusive, o mesmo se dará em relação ao ICMS e ao ISS.
Se a compensação é indevida, comprovando a falsidade da declaração, o contribuinte está sujeito a uma multa.
Ela se aplica em dobro e tem como base de cálculo o valor total do débito compensado indevidamente.
Por exemplo, a multa tem o seu percentual previsto no inciso I do art. 44 da Lei nº 9.430/1996, que diz:
I – De 75% (setenta e cinco por cento) sobre a totalidade ou diferença de imposto ou contribuição nos casos de falta de pagamento ou recolhimento, de falta de declaração e nos de declaração inexata.
No entanto, se proíbe, para a extinção de débitos do Simples, o aproveitamento de créditos não apurados no Simples Nacional. Bem como, os créditos de natureza não tributária.
Como fazer a compensação do Simples Nacional?
Para compensação no Simples Nacional, siga estes passos:
- Acesse o site do Simples Nacional;
- Clique em ‘Simples’, depois em ‘Serviços’, e escolha ‘Restituição e Compensação’;
- Informe o período de apuração (PA) do crédito;
- Selecione o número do DAS que você quer compensar e confira os detalhes do pagamento;
- Clique em “utilizar o pagamento”.
Em seguida, o aplicativo vai mostrar uma lista de débitos que podem ser compensados. Escolha um PA e clique em “Utilizar débito”.
Confira as informações do débito e do pagamento. Se estiverem corretas, clique em “Compensar”. Uma mensagem pedindo confirmação vai aparecer.
Se você confirmar, o aplicativo vai mostrar uma tela com as informações do débito e do pagamento.
Esse processo é prático e pode ajudar a evitar que você pague algo que já tinha quitado antes ou para corrigir erros de pagamento.
Compensação no Simples Nacional, como funciona?
Em primeiro lugar, você deve pedir a compensação pelo e-CAC.
Só que, você precisa acessar esse portal com um certificado digital.
Logo após, acesse o sistema para fazer a compensação.
Detalhes sobre a Compensação
Os créditos do Simples Nacional não servem para se acabar com outros débitos junto às Fazendas Públicas. Salvo quando há a compensação de ofício de deferimento em processo de restituição ou após a exclusão da empresa do Simples Nacional. Também não é permitida a transferência de créditos para a extinção dos débitos no Simples Nacional, quando a iniciativa da compensação parte da administração tributária, para os optantes pelo regime do Simples Nacional.
E para quem não faz mais parte desse regime, a realização da compensação por iniciativa própria pode feita conforme previsto na Solução de Consulta Cosit n° 283/2019.
Como a Receita Federal reformulou o entendimento na Solução de Consulta Cosit n° 288/2019, o contribuinte que não pertence mais ao Simples Nacional com efeitos retroativos que constituiu o crédito tributário por meio de pagamentos indevidos no DAS, pode compensar seus créditos na forma de dedução dos tributos devidos quando se tratarem do mesmo tributo pago à RFB (por fora do DAS), por iniciativa própria do contribuinte através de DCOMP, pelo formulário conforme item 13.4 de seu relatório.
Não se esqueça: a compensação só pode ser feita entre débitos e créditos relativos ao mesmo ente federado (União, estados, DF e municípios) e com o mesmo tributo.
Como pedir a compensação no Simples Nacional?
Em princípio, dizemos que o processo de solicitação é bem simples e prático.
Isso porque ele é totalmente eletrônico e não precisa que o contribuinte compareça a nenhum órgão público, o que proporciona economia de tempo e dinheiro!
A partir de fevereiro de 2020 ocorreu uma mudança no Manual de Compensação disponível no Portal do Simples Nacional.
Ele diz que a compensação de pagamentos feitos indevidamente ou em montante superior ao devido pode se executar com os débitos vencidos e com débitos a vencer, apurados no Simples Nacional e relativos ao mesmo ente federado e tributo, desde que da mesma espécie e natureza.
É importante dizer que só se pode solicitar a compensação dos impostos que o recolhimento ocorre através do DAS.
Qual o prazo para solicitar a compensação?
A solicitação da compensação no Simples Nacional é permitida em relação aos últimos 60 meses, contados a partir da data do pagamento.
Qual o prazo para o pedido de compensação ser aceito?
O prazo para o deferimento do pedido de compensação, ou seja, o prazo para o pedido ser aceito varia entre 60 dias e 12 meses, entretanto, isso vai depender de como se informou os dados na solicitação e da situação em que se encontra a empresa.
Se há débitos e pendências, é provável que a resolução do pedido demore.
É possível cancelar uma compensação já realizada?
Sim, porém com algumas ressalvas.
O cancelamento de uma compensação que já foi solicitada é feito em etapa única e neste caso não pode ser feito de maneira virtual.
Para que seja cancelada uma solicitação, o empresário deve comparecer a uma unidade de atendimento da Receita Federal na sua região.
Passo a passo para fazer compensação no Simples Nacional
Seguindo as orientações do Manual da Compensação do Simples Nacional, que basicamente é o seguinte:
Primeiro, acesse o Portal do Simples Nacional.
Depois, acesse o menu Simples Serviços, clique em Restituição e Compensação.
Em seguida, clique em Compensação a Pedido.
Código de acesso ou Certificado Digital
Nesse campo, basta usar o seu código de acesso ou o seu certificado digital.
Para iniciar, selecione a opção Compensar.
Preencha o campo do Período de Apuração, que aparece no formato “MM/AAAA” do período em que houve o pagamento a maior ou indevido, e clique em Filtrar.
Em seguida, caso não existam pagamentos de DAS com valores disponíveis para o período de apuração que selecionou, verá a mensagem: não há pagamentos com valores disponíveis nesse PA.
Havendo valores para este PA, serão descritos na tela os dados do pagamento.
Ao clicar no número do DAS, será apresentado os valores detalhados do pagamento.
O botão de utilizar o pagamento apresentará todos os débitos que foram declarados pelo PGDAS-D e que podem ser compensados.
Após selecionar o período de apuração do débito, basta clicar no botão de utilizar débito; inclusive, é importante lembrar que só é possível a seleção de um único débito (PA).
Se após a compensação do débito ainda restar saldo do pagamento, comece todo o procedimento de novo, informando o PA do crédito e selecionando o débito que deseja compensar.
Logo, aparecerão os débitos passíveis de compensação do período selecionado e o pagamento informado antes, e o botão compensar fará o abatimento automaticamente.
A compensação de cada um dos tributos da União só pode se realizar com o respectivo tributo pago indevidamente ou a maior.
A compensação do ICMS apenas se faz com esse imposto no âmbito do respectivo ente federado, assim como a compensação do ISS somente poderá ocorrer com esse imposto no âmbito do respectivo ente federado.
Confirme a compensação no botão compensar e, caso queira realizar outra compensação, deve selecionar o botão voltar.
Situações após a Compensação
Aqui vai uma explicação mais simples sobre o que fazer em cada caso:
- Se ainda restar um valor a pagar depois de usar a compensação (ou seja, o valor do débito é maior que o crédito disponível):
Você precisará emitir um novo DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) para pagar essa diferença.
- Quando a compensação for com um débito que já venceu:
- Entre no sistema PGDAS-D (versão 2018).
- Vá até a opção “Débitos” e escolha “Consultar/Gerar DAS”.
- O sistema calcula automaticamente o quanto ainda falta pagar (já considerando o que foi compensado) e gera o DAS com o valor correto. Esse documento é chamado DAS Cobrança.
- Quando a compensação for com um débito que ainda vai vencer:
- Acesse o aplicativo “Emissão de DAS Avulso” no Portal do Simples Nacional.
- Gere o DAS manualmente com o valor correto.
Para mais detalhes, o Manual da Compensação pode ser consultado no site oficial.
Consultando sua Compensação.
Para consultar as compensações realizadas, clique em “Consultar Compensações”.
Caso a empresa não tenha feito nenhuma compensação, vai aparecer a seguinte informação:
Se acaso já fez a compensação, você poderá consultar as compensações feitas com a opção de impressão do extrato da compensação e também cancelar as compensações efetuadas.
O que impede a restituição no Simples Nacional?
De forma simples, a restituição do Simples Nacional pode ser impedida por algumas situações específicas. Veja o que pode travar esse processo:
- Dados bancários inválidos: Se os dados da conta informada para receber o dinheiro estiverem errados, a restituição não acontece;
- Débitos de tributos federais: Se a empresa tiver dívidas com o governo, o valor da restituição pode ser usado para pagar esses débitos;
- Conta não compatível para o MEI: No caso de MEI (Microempreendedor Individual), a conta informada deve ser do titular. Se não for, a restituição é bloqueada;
- Compensação manual: Quando o governo decide fazer ajustes ou usar o valor para quitar outras pendências, a restituição pode ser usada automaticamente para isso;
- Malha fiscal: Se houver suspeitas ou pendências na declaração, o processo é revisado e pode demorar ou ser barrado;
- Data de ciência da intimação: Se a empresa não reconhecer a intimação para resolver pendências ou confirmar a compensação, a restituição fica parada.
Esses pontos garantem que o processo de restituição seja correto e que o governo não devolva valores indevidamente.
Quais os objetivos do aplicativo de compensação?
O aplicativo de compensação do Simples Nacional é essencial para compensar os créditos que foram apurados no Simples com débitos também apurados na plataforma, sempre com o mesmo ente federado e relativos ao mesmo tributo.
Além disso, o aplicativo de compensação tem a função de realizar consultas às compensações efetuadas, bem como a impressão de extratos de compensações.
Quanto tempo leva para compensar o pagamento do Simples Nacional?
Geralmente, um débito aparece compensado no sistema da Receita no próximo dia útil após a compensação, mas não há um prazo oficial.
Por exemplo:
- Pagamento em duplicidade ou valor a mais: Quando você percebe que pagou um valor duplicado ou maior do que deveria, pode solicitar a compensação desse valor para quitar outro débito do Simples Nacional;
- Tempo para compensar: A compensação é quase imediata. Assim que você localiza o pagamento e faz o pedido, o sistema já abate o valor do débito correspondente;
- Restituição de valores: Se você não quiser usar o valor para compensar outro débito e pedir a restituição em dinheiro, o processo é mais demorado e pode levar até 3 meses.
Portanto, compensar um débito não é tão demorado; já pegar o dinheiro de volta muitas vezes exige paciência.
Assim, empresas do Simples devem verificar seus pagamentos de tributos nos sites do Portal do Simples ou do Portal do Empreendedor.
Preciso fazer PER/DCOMP no Simples Nacional?
Não, todo processo ocorre dentro do portal do Simples Nacional. É um processo administrativo simples e fácil de se realizar.
Após solicitar a restituição pelo aplicativo, é necessário comparecer a alguma unidade da Receita Federal?
Todo o acompanhamento da restituição é feito digitalmente, no próprio aplicativo. Logo, é completamente dispensável a necessidade de comparecer a algum atendimento presencial da Receita, o que traz muito mais agilidade e comodidade para todo o processo.
Como atuaria uma empresa em alguma dessas condições?
Conforme você pode ver até aqui a é-Simples tem um exemplo prático para ajudar você a entender como atuaria uma empresa em algumas dessas condições, e tanto é verdade que a Zannix Brasil Contabilidade resolveu compartilhar o artigo.
Suponhamos que a empresa LM Ltda., localizada no município do Rio de Janeiro, comercializa mercadorias. Ela informou a maior receita bruta no aplicativo de cálculo, e gerou um recolhimento maior de ICMS e Contribuição Previdenciária Patronal (CPP).
A empresa deverá solicitar restituição de ICMS junto à Secretaria da Fazenda do Estado do Rio de Janeiro e de CPP junto à Receita Federal do Brasil, conforme as normas da legislação de cada ente.
Dúvidas comuns sobre compensação do Simples Nacional
Visto que há diferentes casos neste processo, surgem algumas dúvidas. Só para ilustrar, veja as perguntas mais comuns:
1. É possível realizar compensação de valor recolhido a maior ou indevidamente no Simples Nacional?
Sim. O contribuinte pode realizar a compensação de pagamentos recolhidos indevidamente ou em montante superior ao devido.
Porém, eles devem ser relativos a créditos apurados no Simples Nacional, com débitos também apurados no Simples Nacional para com o mesmo ente federado e relativos ao mesmo tributo.
2. Mas, se eu pagar a mais, posso recuperar esse valor?
Sim! Por certo, se uma empresa declarar os seus tributos a mais, ela pode recuperar essa diferença. Isso pode ser feito de duas maneiras: pedindo a compensação ou a restituição.
3. Como não sou mais optante pelo Simples Nacional, posso usar o aplicativo de Pedido Eletrônico de Restituição?
Sim! As empresas que já foram optantes pelo Simples Nacional podem usar o aplicativo para pedir a compensação de pagamentos indevidos ou a maior, relativos a tributos federais desse regime.
4. O valor da compensação sofre alguma atualização?
Sim, esse valor terá um acréscimo de juros pela aplicação da taxa referencial do Selic para títulos federais, de acúmulo mensal, a partir do mês seguinte ao do pagamento indevido ou maior que o devido até o mês anterior ao da compensação, além de 1% relativo ao mês em que ela se efetuar.
5. Os créditos que compensei podem pagar meus débitos?
Certamente! Os créditos apurados no Simples Nacional podem ser usados para a compensação com débitos também apurados no Simples Nacional para com o mesmo ente federado e relativos ao mesmo tributo.
Por exemplo, posso compensar o crédito de PIS com o débito de PIS, o crédito de ICMS com o débito de ICMS e assim por diante. Sendo assim, essa compensação pode ser feita tanto em débitos que estão em aberto ou em débitos parcelados.
6. Quando não pagam meus débitos?
Não se pode aproveitar os créditos de natureza não tributária e de créditos não apurados no Simples Nacional para a extinção de débitos no âmbito do Simples Nacional. (Resolução CGSN n° 140/2018, art. 131, § 4°)
Para facilitar, segue outro exemplo: caso a empresa tenha crédito de IPTU ela não poderá compensar com um débito do Simples Nacional, pois o IPTU é um imposto que o Simples Nacional não apura.
7. É possível retificar um débito que já compensaram?
Caso seja necessário retificar um débito depois da compensação daquele período de apuração ocorrer, o contribuinte deve cancelar essa compensação e depois informar as suas correções.
8. Posso aproveitar os créditos apurados no Simples Nacional para a extinção de débitos ocorridos fora do Simples Nacional?
Os créditos apurados no Simples Nacional não podem ser usados para a extinção de outros débitos para com as Fazendas Públicas, apenas no caso da compensação de ofício vinda de deferimento em processo de restituição ou após a exclusão da empresa do Simples Nacional.
9. Posso fazer compensação com débito a vencer?
Sim, a compensação é possível com débitos que venceram ou estão a vencer.
Ao informar os dados do pagamento realizado indevidamente ou a maior no Simples Nacional, o aplicativo exibe uma tela contendo todos os débitos passíveis de compensação. Assim, no momento da compensação, tanto o crédito quanto o débito são atualizados até a data da compensação.
Quando o contribuinte tem débitos vencidos pode ocorrer:
- Compensação automática: a Receita Federal usará os créditos para quitar débitos vencidos automaticamente;
- Débitos do mesmo tipo: a compensação só pode ser feita entre tributos da mesma espécie;
- Regra do Simples Nacional: créditos apurados no regime não podem quitar débitos fora dele, exceto:
- Quando a Receita autorizar após deferir a restituição;
- Após a exclusão do contribuinte do Simples Nacional.
Ao informar pagamentos indevidos ou em excesso, o sistema mostra os débitos elegíveis para compensação. Por outro lado, nos casos em que não é possível a compensação, o contribuinte pode optar pelo pedido de restituição.
Quando compensa ser Simples Nacional?
O Simples Nacional compensa quando sua empresa:
- Fatura até R$4,8 milhões por ano – Esse é o limite para aderir ao regime;
- Quer simplicidade na gestão tributária – Você paga vários impostos em uma única guia mensal (DAS);
- Tem despesas proporcionais ao faturamento – Empresas com margens de lucro menores ou muitos custos podem se beneficiar das alíquotas progressivas;
- Quer evitar obrigações complexas – No Simples, as burocracias e a contabilidade são menos exigentes em comparação a outros regimes.
Exemplo:
Se sua empresa é um pequeno comércio ou prestadora de serviços, e o lucro é proporcional ao faturamento, o Simples pode reduzir os impostos e simplificar o dia a dia. Já o Lucro Presumido ou Lucro Real podem ser melhores para empresas maiores ou com margens de lucro específicas.
Haverá mudanças em 2025?
- Sistema mais integrado: A Receita Federal promete melhorias nos sistemas para facilitar a solicitação e o acompanhamento de compensações;
- Prazo para uso de créditos: Podemos usar os créditos enquanto não estiverem prescritos (em geral, até 5 anos após o pagamento indevido).
Exemplo prático
Se sua empresa pagou R$ 5.000 de imposto, mas deveria ter pago R$ 4.000, o R$ 1.000 a mais pode-se usar para compensar impostos futuros ou outras dívidas no Simples Nacional.
Importante!
Só podemos usar a compensação para tributos federais dentro do Simples Nacional.
Débitos estaduais e municipais (como ICMS e ISS) não entram nesse processo.
Compensa ter uma equipe qualificada?
Com certeza! Diante de tantos impostos a serem pagos, não acha que é muito importante saber se há a possibilidade de compensar aqueles que foram pagos indevidamente?
Dessa forma, para não haver erros na gestão fiscal de sua empresa e simplificar a sua rotina, deixe esse e outros processos nas mãos de profissionais qualificados.
Conclusão
A compensação tributária no Simples Nacional é um tema que exige atenção, pois sua aplicação é bastante restrita. Diferente dos regimes do Lucro Presumido e Lucro Real, onde a compensação de tributos pode ocorrer de forma mais flexível, o Simples Nacional não permite que valores pagos a maior sejam utilizados para abater futuros tributos. Em vez disso, a legislação determina que qualquer pagamento indevido ou em duplicidade deve ser restituído por meio de solicitação formal, sem a possibilidade de compensação automática.
Essa restrição se justifica pela natureza do Simples Nacional, um regime unificado que envolve tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia (DAS). Como cada ente federativo recebe sua parcela específica, não há como simplesmente compensar tributos entre diferentes esferas governamentais.
Dessa forma, para empresas que identificarem pagamentos indevidos ou em duplicidade, a solução é acessar o Portal do Simples Nacional, solicitar a restituição do valor e aguardar o processamento pela Receita Federal. Embora isso possa gerar certa burocracia, seguir os trâmites corretos evita complicações fiscais e garante a regularidade da empresa.
Por fim, é fundamental que empresários e contadores realizem um planejamento tributário cuidadoso, conferindo periodicamente os pagamentos e obrigações acessórias para evitar erros que possam resultar em dificuldades financeiras e operacionais. Além disso, para casos mais complexos, é recomendável buscar assessoria especializada para garantir que todas as possibilidades de recuperação de valores pagos indevidamente sejam devidamente analisadas.
Se você quer entender melhor sobre Compensação no Simples Nacional para sua empresa, fale com a Zannix Brasil Contabilidade, escritório especializado Legislação do Simples Nacional e Gestão tributária.
Esperamos que este artigo possa lhe trazer insights valiosos sobre Compensação no Simples Nacional e lhe ajude a tomar a decisão que você precisa para buscar potenciais créditos tributários que você nem sabia que existiam. E não esqueça: quanto mais você sabe sobre Compensação no Simples Nacional, mais você se tornará competitivo no seu mercado.
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FONTE PESQUISA: e-SIMPLES CONSULTORIA | ECONET EDITORA
PRODUÇÃO E ATUALIZAÇÃO: Equipe Zannix Brasil Contabilidade.
