ONBOARDING

Marketing Zannix Brasil – 14 de setembro de 2022.

 

RH E DP

 

 

O processo de onboarding é a solução que as empresas encontraram para que haja uma boa integração entre a equipe visando fazer com que o trabalho flua de maneira mais produtiva.

 

Afinal, contratar um novo funcionário é um sinal de sucesso da empresa, mas sua efetivação é apenas o primeiro passo de uma longa jornada.

 

Por isso, integrar um novo membro na cultura organizacional da empresa pode ser um desafio para os gestores.

 

É preciso que o profissional se conecte aos valores e à missão da empresa, mergulhando no seu contexto corporativo, sendo proativo, assertivo e integrado.

 

Para isso é preciso ter um bom planejamento para que os novos profissionais se sintam parte da empresa de forma mais rápida.

 

Vamos entender mais sobre o assunto e as vantagens que ele pode trazer para a harmonia entre os colaboradores de uma empresa.

 

O que é onboarding?

 

Para entender o que é onboarding, podemos começar pelo referido termo, que em tradução livre significa: “a bordo” ou “embarcado”. Trata-se, portanto, de um processo de integração de novos membros em uma empresa.

 

Deste modo, o novo colaborador fica familiarizado com a missão e os valores da empresa de forma mais eficiente.

 

O onboarding é uma missão do RH, mas que deve mobilizar todos os setores, em especial os líderes.

 

Acredita-se que o momento da contratação seja aquele em que o profissional esteja mais motivado e engajado. Afinal, em tese, acredita-se que em um novo emprego, sua maior ambição é mostrar disposição, iniciativa, proatividade…

 

É o momento perfeito para que ele se adapte à uma nova cultura organizacional, visto que é justamente esse o maior problema por trás de novas contratações sem um processo de integração eficiente: aos poucos, esses profissionais se sentem deslocados e perdidos em relação à cultura da empresa ou mesmo ao funcionamento do negócio.

 

É por isso que, de acordo com dados da Glassdoor, um programa de onboarding bem executado pode melhorar a retenção de talentos em até 82%.

 

Outro fato que o estudo traz é que uma excelente integração pode contribuir com um boost de 70% na produtividade empresarial desde o primeiro dia de trabalho.

 

Qual o objetivo do onboarding?

 

O objetivo do onboarding é levar ao novo colaborador um sentimento de pertencimento, evitando que ele desista da vaga e a empresa precise realizar novamente todo o processo de contratação.

 

Com isso, o processo de integração pode diminuir a rotatividade da organização, tornando a equipe mais integrada e unida.

 

Esse é um ponto positivo para a empresa, que se torna mais competitiva por manter um time engajado e sem comprometer uma reserva financeira. Afinal, em média, substituir um funcionário custa cerca de 16 a 20% do seu salário.

 

O dado é um levantamento do Work Institute, ou seja, um gasto que pode se potencializar dependendo da taxa de turnover, prejudicando as finanças da organização.

 

De que forma o onboarding pode auxiliar na integração dos colaboradores de uma empresa?

 

É simples: um programa de onboarding estimula o profissional a se encaixar e se adaptar à cultura organizacional da empresa.

 

Com a integração, os objetivos do negócio se tornam mais claros – e o melhor, se tornam também seus, pois há um imediato senso de pertencimento.

 

De acordo com a SHRM, 54% das empresas com programas de onboarding reportam maior taxa de engajamento dos profissionais.

 

Esse é um dado espetacular, pois prova o quão impactante um processo de integração pode ser, não apenas para facilitar o início do funcionário, mas toda sua jornada.

 

Como funciona o onboarding?

 

O onboarding é algo que, cada vez mais se torna dinâmico e com diferentes atividades que visam a integração do novo contratado, por isso, não há uma única forma de realizá-lo.

 

Até alguns anos atrás, as empresas que o faziam costumavam reunir os profissionais em uma sala e prestar os esclarecimentos em forma de palestra. Algo bem simples, direto e objetivo.

 

No entanto, com o avanço das tecnologias e do próprio conhecimento sobre a área, o onboarding mudou. Hoje, além de palestras, é comum que o profissional participe de diferentes dinâmicas, algumas inclusive envolvendo gamificação, para ambientá-lo.

 

São atividades presenciais ou virtuais que buscam gerar conformidade, clarificação, além de introduzir o profissional na cultura da empresa e conectá-lo a ela.

 

Recursos como o storytelling estão cada vez mais em uso, pois permitem que os profissionais entendam a história da empresa desde o seu princípio.

 

Assim, compreendem o propósito do trabalho realizado, facilitando sua imersão na missão e sua relação com os valores do negócio.

 

Os 4 C’s do onboarding?

 

Lembra que acima mencionamos 4 termos? Ou seja: Conformidade, clarificação, cultura e conexão. Bom, eles não estavam ali por acaso.

 

Tratam-se dos 4 C’s do onboarding: os quatro níveis que todo bom programa de integração deve conter.

 

O ideal é que todo RH desenhe o seu processo de onboarding tomando como base os 4 C’s.

 

Eles tornam essa jornada mais prática. Assim, a empresa não corre o risco de repetir passos ou de tornar o processo entediante. Pelo contrário, seguindo o esquema dos 4 C’s, a organização fornece uma estrutura compreensível para que a integração seja bem-sucedida.

 

Vamos entender mais sobre como essas palavras-chave se integram ao onboarding:

 

Conformidade

 

Trata-se de ensinar e orientar acerca da estrutura dos processos dentro da empresa, dos mais burocráticos aos mais sistemáticos, como regras, valores, políticas internas, obrigações e código de ética.

Clarificação

 

Uma etapa essencial, visto que busca esclarecer tudo sobre a nova função do profissional contratado: atribuições, responsabilidades, escala hierárquica, ferramentas e recursos.

 

É também um momento de alinhar expectativas para que o novo contratado entenda o nível de exigência perante suas entregas.

 

Cultura

 

O profissional realiza um mergulho na cultura organizacional da empresa, entendendo sua missão e sua visão. É o momento perfeito para que ele se inteire sobre o clima dentro da organização, já entendendo como as dinâmicas funcionam.

 

Conexão

 

Por fim, o próximo passo natural desse processo e que oficializa sua entrada na empresa: a criação de uma conexão interpessoal com líderes, colegas e com as responsabilidades do seu time.

 

Dessa forma, é mais fácil para que o profissional comece a desempenhar bem logo de cara, sem necessidade de uma grande curva de aprendizado.

 

Quais são os benefícios de investir no onboarding?

 

Geralmente as primeiras impressões sobre um lugar pesam muito para criar uma admiração ou receio em relação ao ambiente.

 

O onboarding de colaboradores pode ser vantajoso tanto para a empresa quanto para os próprios profissionais.

 

Alguns deles, você já viu pelos dados que mostramos, mas podemos complementar acrescentando:

 

• Uma experiência negativa de integração pode aumentar em 2 vezes a chance de o novo contratado buscar por outras oportunidades, conforme a Digitate;

 

• Cerca de metade dos profissionais que não atingiram as metas individuais não passaram pelo processo de onboarding;

 

• Mas, dentre aqueles que fizeram parte do programa, 77% conseguiram atingir as metas, conforme estudo da UrbanBound.

 

Entenda mais sobre os principais benefícios dessa técnica:

Maior engajamento dos profissionais 

 

Os profissionais que se sentem bem acolhidos no ambiente de trabalho logo no início da contratação, acabam se sentindo à vontade mais rápido e entendem com mais agilidade o modelo de negócio, a quem recorrer quando tiver um problema e outras questões burocráticas.

 

Com isso, podem se sentir mais motivados a entregar bons resultados.

 

Uma vez que o colaborador já está familiarizado com a cultura da empresa, passa a agir de acordo e desenvolve um sentimento de pertencimento.

 

Aumento na qualidade

 

O onboarding contribui também para que a empresa funcione como uma equipe e trabalhe em conjunto para atingir os melhores resultados.

 

O sentimento de pertencer a um time e de saber que pode contar com seus colegas de equipe só faz incentivar o desenvolvimento de um bom trabalho. Assim a qualidade aumenta e o negócio prospera.

 

Diminuição da rotatividade

 

Outro benefício do onboarding de novos funcionários é diminuir a rotatividade de profissionais. Assim, a equipe se familiariza uns com os outros e trabalha com mais produtividade.

 

O fato de haver sempre pessoas entrando e saindo da empresa pode prejudicar a qualidade do trabalho desenvolvido, bem como a imagem dos funcionários perante a empresa.

 

Além disso, pode haver também perda de tempo com recrutamento de candidatos.

 

Fortalecimento da cultura organizacional

 

Para novos contratados, nem sempre é fácil captar o clima e a cultura organizacional.

 

E isso vai muito além de entender a dinâmica de trabalho, mas de realmente entender a quem se reportar e quais as próprias responsabilidades no dia a dia.

 

O onboarding favorece esse importante passo, alinhando o novo contratado às propostas da empresa.

 

Essa etapa se dá tanto com auxílio do RH, como em acompanhamento com os líderes, que melhor podem aconselhar seu início de jornada na organização.

Retenção de talentos 

 

Por mais que algumas empresas ofereçam bons salários, muitas vezes esses elementos não são suficientes para segurar os profissionais. Sempre falta algo.

 

E esse “algo” pode estar na sua adaptação e entendimento dos processos e da hierarquia da empresa, fator em que o onboarding se ocupa de mergulhar.

 

Com isso, é possível reter os talentos contratados e, de forma conjunta, evoluir com eles, formando times engajados, sintonizados e altamente capacitados.

 

Esse é um dos sonhos de muitas empresas, certo?

 

O onboarding, portanto, é uma ferramenta que possibilita esse cenário positivo, reduzindo não apenas o turnover, mas os custos que a saída constante de funcionários gera.

 

Treinamento e capacitação

 

O processo de onboarding não funciona apenas como um “guia” para o profissional, visto que há diferentes formas de aplicá-lo.

 

Um dos recursos disponíveis, e capaz de qualificar bastante o programa, é através de treinamentos e capacitações. Dessa forma, o profissional já chega aprendendo ainda mais. Assim, se sente não apenas valorizado, mas também agrega valor às suas entregas desde o princípio.

 

Como aplicar o processo na empresa?

 

Antes mesmo do onboarding, uma etapa envolvendo os candidatos já pode ser iniciada na descrição da vaga, antes mesmo de contratar o profissional.

 

Assim ele já saberá como é a cultura organizacional da empresa e saberá se combina com ele ou não. Essa é uma forma de filtrar as pessoas mais compatíveis com a organização.

 

Veja a seguir 5 dicas importantes para implementar essa estratégia.

 

Orientação

 

É importante que as orientações sejam feitas aos poucos. Isso porque informação demais pode não ser absorvida completamente.

 

Sendo assim, o gestor pode apresentar informações básicas, mas fundamentais, e de uma maneira fácil de compreender.

 

Cronograma 

 

O gestor pode também organizar um cronograma das atividades que serão realizadas na integração.

 

Isso facilita a organização do que será feito e em qual momento.

 

Uma dica é criar um checklist de atividades para ter certeza que tudo será executado. Abaixo, um exemplo dos itens que você pode listar:

 

• Providencie todo equipamento de escritório ou ferramentas que o profissional necessitará;

 

• Se necessário, configure seu e-mail, login em software da empresa, etc;

 

• Se necessário, providencie acesso para softwares e programas;

 

• Lembre a equipe do setor sobre sua chegada, bem como ao líder, alinhando também as atividades que este deverá participar;

 

• Caso possível, desenvolva uma apresentação simples sobre o setor, ainda melhor se houver participação do líder do setor!

 

O primeiro dia, por exemplo, pode ficar reservado para as apresentações da equipe e para explicar ao novo profissional como funciona cada setor da organização.

 

Integração

 

A integração é muito importante quando há a contratação de novos colaboradores. Pode acontecer em um momento onde todos estão juntos e há uma conversa para apresentar os valores e a cultura da organização.

 

Algumas atividades também podem ajudar no processo de onboarding de novos colaboradores, como apresentações e roda de conversa. Isso ajuda para que os profissionais com mais tempo de casa conheçam os que estão chegando e já criem algum tipo de vínculo.

 

Aqui, não pense apenas nas burocracias do ambiente corporativo. Coisas simples, gestos singelos, já exercem um enorme impacto.

 

Um primeiro almoço com toda a equipe, por exemplo, também pode contribuir positivamente na integração.

 

Treinamentos

 

Nos dias seguintes à contratação do funcionário, é ideal que sejam feitos treinamentos, para capacitar o colaborador sobre segurança do trabalho e como as atividades devem ser feitas.

 

Cada empresa tem seu modo de funcionar no dia a dia e é fundamental que o profissional entenda isso o mais rápido possível.

 

Acompanhamento 

 

Por fim, não deixe de avaliar o desenvolvimento do profissional no ambiente de trabalho.

 

Busque entender, através de feedback direto, como está sendo o processo de adaptação, compreendendo pontos onde há oportunidades de melhoria.

 

Uma conversa periódica com as lideranças também pode lapidar o entendimento acerca da evolução do profissional e da eficácia do processo.

 

Busque anotar as coisas mais importantes e tomar como insights na hora de melhorar o programa.

 

Conclusão

 

O onboarding tem um significado que vai além da simples integração do empregado. É um verdadeiro marco para a empresa e para o profissional que está iniciando uma nova etapa em sua carreira.

 

Por isso, não pode ser uma mera formalidade. É necessário mergulhar no processo e oferecer uma experiência de integração, que agregue valor já no primeiro dia de trabalho.

 

Com isso, é possível não apenas engajar o profissional, mas realmente incorporá-lo ao modus operandi da sua empresa. É uma forma de quebrar barreiras sociais por meio da união com a equipe, o que tem como benefícios inclusive a agilidade nos processos.

 

Dessa forma, sua empresa conquista resultados melhores e de forma mais rápida.

 

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Fonte Pesquisa: Totvs/Econet Editora

Revisão, ampliação e atualização: Zannix Brasil.