Por Marketing Zannix Brasil – 13 de abril de 2022.
Se você tem dúvidas a respeito da emissão de Nota Fiscal, da emissão da 2° via da Nota Fiscal, da obrigatoriedade de sua apresentação para troca de produtos, ou refazimento dos serviços, confira abaixo o nosso artigo e tire todas as suas dúvidas.
01 – INTRODUÇÃO
A emissão da nota fiscal é imprescindível para qualquer empreendimento. Mais do que simplesmente formalizar a transação comercial, ela serve para garantir que os procedimentos sejam feitos de acordo com a lei. Assim, tanto o emissor quanto o receptor têm como exercer seus direitos em relação à operação.
É altamente recomendável que os consumidores sempre peçam a sua nota fiscal, entre outros motivos, para ter o direito de trocar os produtos ou serviços para que possa solicitar o reembolso em caso de necessidade. Em alguns casos, é possível até concorrer a prêmios, se o estado ou município trabalham com campanhas de incentivo para a emissão das notas.
Já os empresários precisam ter uma política clara de gestão de notas fiscais. É isso o que permitirá a eles atuarem de maneira legal e obter credibilidade.
A questão é: nem sempre isso é construído de maneira fácil ou eficiente pelas empresas. A cada dia vemos mais companhias perdendo oportunidades e até comprometendo sua imagem no mercado por não atuarem adequadamente com relação às notas fiscais. Em especial, com sua versão eletrônica.
É por esse motivo que preparamos este conteúdo. Saiba mais sobre notas fiscais, entenda como trabalhar com elas e conheça soluções para facilitar a sua ação no dia a dia.
02 – O QUE SÃO AS NOTAS FISCAIS
Tecnicamente, a nota fiscal pode ser entendida como um documento que possui validade jurídica para registrar a venda de um produto ou a prestação de um serviço.
Portanto, sua emissão é obrigatória porque é a partir dela que os órgãos competentes têm como recolher tributos sobre operações empresariais. Simplificando: o Fisco só consegue cobrar um imposto devido pela empresa se ela emitir a nota fiscal. Do contrário, não há controle sobre as movimentações realizadas e sobre as obrigações da organização.
Isso não quer dizer que evitar a emissão de notas fiscais seja um bom negócio. Essa prática é chamada de sonegação fiscal. E uma vez identificada, ela pode representar um prejuízo significativo para a empresa, muito maior do que a contribuição com os tributos devidos.
Crimes de sonegação geram penalizações e multas, e no caso de recorrência podem chegar ao extremo de fechar negócios e gerar punições criminais aos infratores. Assim, as notas fiscais representam uma solução para todas as partes envolvidas.
Vejamos:
- Para o Fisco, elas viabilizam o recolhimento de informações sobre as operações empresariais;
- Para o empreendedor, elas podem ser entendidas como um mecanismo de controle para as entradas e saídas;
- Já o consumidor, tem nas notas fiscais um comprovante para fazer trocas, devoluções e também para prestar contas à Receita Federal.
O mais interessante é que desde 2006 esse documento, que antes era emitido na forma de talão, passou a ser enviado como nota fiscal eletrônica, a chamada NF-e ou NFS-e, o que tornou o processo mais prático e seguro aos envolvidos.
03 – QUEM PRECISA EMITIR NOTAS
Todas as empresas têm a obrigação de emitir notas fiscais para comprovar que não estão sonegando impostos. As notas fiscais servem, entre outras finalidades, para atestar que as operações ocorreram dentro da lei. Assim, para evitar riscos, todos devem emitir notas fiscais.
Ainda assim, existem peculiaridades para cada tipo de empresa. Vamos abaixo:
As PME’s
As pequenas e médias empresas, chamadas de PME’s, precisam sempre emitir nota fiscal nas suas vendas ou prestações de serviço. E, assim como o MEI, elas devem trabalhar com a Nota Fiscal Eletrônica de acordo com o município no qual estão registradas e a atividade exercida.
Assim, vendendo mercadorias para empresas, é preciso emitir a NF-e. Vendendo para o consumidor final, é possível escolher entre a nota eletrônica ou física. Atuando com a prestação de serviços, a obrigação do empreendedor é verificar qual é a exigência do município em relação ao documento.
O Microempreendedor Individual
Existem situações em que as empresas não são obrigadas a trabalhar com o documento. E elas são bem pontuais. É o caso do MEI, categoria de microempresa individual, na qual não existe essa obrigatoriedade na prestação de serviços para pessoas físicas. Neste caso, o MEI só deve gerar a nota quando vender para pessoas jurídicas, ou seja, para outras empresas.
Para atividades como a venda de produtos, é preciso que o MEI use a NF-e, uma vez que o destino da contribuição tem natureza federal e estadual. Já quando houver prestação de serviços, os impostos são federais e municipais, o que exige a emissão da Nota Fiscal Eletrônica local.
Os autônomos
Já quem trabalha como profissional autônomo ou freelancer não tem a obrigação de emitir nota fiscal. Ainda assim, é recomendável optar por ao menos uma entre as seguintes opções.
A primeira é um tipo de recibo específico para a categoria, o Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual (RPCI). Este recibo pode ser encontrado em livrarias e emitido de pessoa física para pessoa física. Também pode ser produzido por meio da tecnologia.
A outra opção é emitir a nota fiscal avulsa. Para tanto, basta fazer o cadastro na prefeitura da cidade Sede e seguir a orientação específica.
Entre outros benefícios de optar por uma dessas duas opções, estão a possibilidade de ficar em dia com a Previdência Social e com o Imposto de Renda.
POR QUE DEVO EMITIR
No geral, a nota fiscal é um documento que simplifica a forma como a empresa lida com uma série de situações. Uma delas é permitir que a equipe contábil calcule os tributos corretamente.
Da mesma forma, os responsáveis pelo setor financeiro conseguem projetar faturamento e até a equipe de estoque tem como organizar melhor os processos. Isso gera diferenciais de mercado para o negócio.
Também é importante destacar a adequação à modernidade que representam as notas eletrônicas.
Processos empresarias no século XXI precisam estar em dia com a evolução tecnológica. Do contrário, as ações no dia a dia tendem a se tornar lentas em relação à concorrência. Isso, em última instância pode gerar diferenciais de mercado.
Esse é o raciocínio que todo empreendedor deve fazer na hora de pensar em substituir soluções tradicionais por práticas novas. É o caso da emissão de notas fiscais eletrônicas, prática que além de oferecer segurança, também gera agilidade.
CONSEQUÊNCIAS DA FALTA DE NF
Existem dois problemas maiores que podem tirar o sono de um gestor de negócio caso ele não tenha um processo controlado de emissão de notas fiscais. São eles:
- A desorganização da gestão, não só financeira, mas também contábil e de armazenamento;
- A possibilidade de ter problemas com os órgãos fiscais mesmo sem cometer crime.
Independentemente de qual dos dois tem afetado a realidade de sua empresa, a consequência disso se dá nos resultados financeiros e na própria perda de credibilidade no mercado.
Mesmo empresas pequenas, que podem abrir mão da nota fiscal em determinados casos, como o da empresa MEI, não devem deixar de trabalhar com o documento. O motivo é o seu significado para o cliente.
Situações nas quais o cliente pede a nota e o empreendedor se nega a entregar representam uma oportunidade de ouro para a concorrência que pode se aproveitar disso para fazer da emissão de notas fiscais, criando assim o seu diferencial no mercado. Por isso, conheça agora mais detalhadamente os riscos que a sua empresa corre tanto do ponto de vista legal quanto do organizacional ao não emitir notas fiscais.
Riscos legais
Do ponto de vista legal, o grande problema é que sem a emissão do documento não tem como o governo fiscalizar e arrecadar os tributos devidos pela empresa.
A consequência disso é a possível acusação de sonegação de impostos. Esse tipo de crime traz prejuízos não só para a empresa, mas também para o empreendedor. Além da multa que pode ser alta, chegando a ser muito maior do que o valor sonegado, a pena prevista para o praticante é de prisão de dois a cinco anos.
Quando a empresa não faz os registros de suas atividades corretamente e, por algum motivo, é denunciada, ela não tem como comprovar sua idoneidade. Logo, os responsáveis ficam sujeitos às sanções, não tendo como se defender adequadamente.
A leitura do parágrafo anterior, a princípio, parece ser um convite à sonegação, você não acha?
Mas é justamente aí que está o grande problema. O governo tem acesso às movimentações financeiras e aos dados de vendas (produtos e serviços) por meio de cartões de crédito e débito. O que pouca gente desconhece é que o Banco Central dispõe de um supercomputador, denominado de “Hal”, que opera ininterruptamente rastreando e monitorando as transações bancárias de todas as empresas no país. Em questões de poucas horas de operação diária, esse robô é capaz de criar 150 milhões de pastas, uma para cada correntista do país, atribuindo aos titulares e seus respectivos procuradores as operações realizadas por cada uma dessas contas correntes ou poupança. Esse robô, que envolve altíssima tecnologia, é uma espécie espião dotado de inteligência artificial programada para identificar e relatar potenciais indícios de movimentações financeiras incompatíveis com as declarações acessórias das empresas.
Isso significa que o Fisco consegue cruzar as receitas declaradas pelas empresas com os valores creditados em contas bancárias ou recebidos via cartão de crédito/débito, verificando se os recursos têm origem comprovada por meio de documentação hábil e idônea.
DESORGANIZAÇÃO EMPRESARIAL
Além disso, a empresa que não emite notas não tem como oferecer garantias para o seu consumidor. E esse é um ponto que pode prejudicar sua imagem no mercado. São os dados gerados pela nota que tornam legal a atividade de compra e venda de um produto ou serviço. Assim, eventos como trocas e devoluções tornam essa prática tecnicamente impossível sem a emissão do documento fiscal e isso é trágico para a imagem do empreendedor.
Sem falar em outros problemas, como a falta de informações para que diferentes departamentos atuem de maneira mais precisa no planejamento e na correção de rotas do negócio.
O departamento financeiro, por exemplo, quando não tem uma certeza a respeito dos dados gerados no período anterior, não tem como criar estratégias mais precisas para o crescimento da empresa em um ciclo seguinte.
No geral, ignorar o uso de notas fiscais representa um problema que, não só no curto prazo, mas especialmente no médio e longo prazo, fazem com que a empresa não tenha como se posicionar tão bem como suas concorrentes de mercado. Isso a torna sujeita a perder espaço.
TIPOS DE NF
São diferentes os tipos de nota fiscal disponíveis. Cabe às empresas recorrerem ao documento mais viável para o seu projeto e para o seu dia a dia.
No geral, existem três grandes grupos de notas fiscais. São elas:
- Nota Fiscal (NF): serve para o registro de compra e venda de produtos. É esse documento que geralmente aparece em negócios como lojas físicas, e-commerces, atacado e varejo, por exemplo;
- Nota Fiscal de Serviços (NFS): registra a prestação de serviços. No caso, empresas como escolas, agências publicitárias, escritórios, consultórios, entre tantas outras empresas que prestam serviços;.
- Nota Fiscal do Consumidor (NFC): na prática, substitui o cupom fiscal. É bastante utilizado na venda direta em negócios de varejo, a exemplo de supermercados.
DENTRO DESSES GRUPOS ESTÃO:
- Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (NFS-e);
- Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e);
- Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e);
- Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e);
- Nota Fiscal Avulsa (NFA-e);
- Nota Fiscal Complementar;
- Nota Fiscal Denegada;
- Nota Fiscal Rejeitada;
- Nota Fiscal de Exportação;
- Nota Fiscal de Remessa.
Ao todo, são 13 tipos de notas fiscais que permitem que o governo tenha o controle sobre as operações comerciais, mesmo quando elas não dão certo. É por esse motivo que existem as notas denegadas e rejeitadas, por exemplo.
Além desses três grandes grupos, embora hoje não seja muito comum, ainda existe a nota fiscal em papel, na qual as informações são preenchidas manualmente. É um modelo mais tradicional, mas que ainda é útil para negócios como academias de ginástica, entre outros. Vale lembrar que esse tipo de nota exige a criação de um arquivo físico para a organização dos documentos.
Em resumo, existe a nota física e a eletrônica. Esta segunda, costuma ser mais eficiente, justamente por economizar espaço físico. Tanto sua emissão quanto armazenamento podem ser feitos online. Assim, em vez de preencher manualmente, o emissor precisa digitar os dados no programa emissor para identificar o registro.
Documentos eletrônicos costumam contar com o sinal de (-e) após o nome. Para contar com eles é preciso verificar a legislação local, já que nem todas as cidades trabalham da mesma forma com a versão eletrônica.
COMO FUNCIONA A NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Em resumo, a NF-e é um documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente. Com ela é possível registrar a compra e venda tanto de produtos quanto de serviços em ambiente online. Assim, ela pode substituir as folhas tradicionais caso esteja validada por certificado digital.
A NF-e é certamente a versão digital mais usada. Isso porque ela atende a empresas que atuam no comércio. Sua finalidade é substituir as notas de modelos 1 e 1A, antigos documentos que serviam, especialmente, para registrar operações nas quais incidiam o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, o ICMS.
Assim, a Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória para quem trabalha com produtos sobre os quais incide o ICMS. A grande diferença é que, com a nova versão, todo o processo é facilitado. A própria validação do documento é garantida pela assinatura digital de quem o emite e da Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz).
O funcionamento da NF-e é relativamente simples. Enquanto na nota tradicional a empresa precisava solicitar a criação do documento em uma gráfica, para entregar uma via para o cliente e armazenar a outra para registrar no Fisco, na NF-e, basta apenas criar um arquivo do tipo .XML para enviar eletronicamente para o Fisco estadual.
Assim, imediatamente, por intermédio da Sefaz, a operação é autorizada e o arquivo pode, então, ser enviado para o comprador ou impresso para uso do empresário.
No geral, trata-se de um mecanismo rápido e intuitivo, que permite reduzir a burocracia tão comum nas operações comerciais de rotina. Logo, os resultados práticos disso são uma economia mais dinâmica e maior segurança para os procedimentos.
Confira na sequência alguns dos benefícios que essa transformação gera.
BENEFÍCIOS DA e-NF
A lógica da substituição do documento em papel pela NF-e é reduzir a burocracia, bem como a quantidade de recursos envolvidos nas operações.
Pensando nas partes envolvidas, ou seja, os órgãos fiscalizadores, os empreendedores e os clientes, todos saem ganhando com a inovação.
No caso dos órgãos fiscalizadores, os benefícios são óbvios, pois eles se dão na simplificação do controle das operações e na integração da inteligência de diferentes departamentos. É o caso da Sefaz e da Receita Federal.
Já para os empreendedores, os benefícios vão desde a praticidade na transmissão das informações até a diminuição de custos. Isso porque o transporte, o armazenamento e o uso de papel no trabalho com a documentação fiscal são consideravelmente reduzidos.
Sem falar em outros benefícios como a menor incidência de erros na elaboração do documento e a maior transparência em todo o processo fiscal.
Para o consumidor, as vantagens estão na redução do número de erros nos pedidos e a possibilidade de receber os produtos solicitados mais rapidamente, já que a empresa tem como planejar melhor a logística a partir do recebimento mais rápido da informação fiscal e a segurança de contar com um documento com validade legal para qualquer finalidade.
Em resumo, é possível pensar na nota fiscal eletrônica como uma solução que veio para simplificar o ritmo dos processos envolvendo a emissão do documento. Assim, pessoas e instituições não precisam perder tempo com a burocracia que antigamente era associada a esse tipo de procedimento e conseguem fazer suas atividades com maior dinamismo.
COMO EMITIR UMA NOTA FISCAL
Como existem diferentes notas é preciso considerar a finalidade da sua emissão. Caso a sua empresa trabalhe com a venda de um produto, a emissão da nota fiscal será diferente da emissão de uma empresa que presta serviços. Além disso, é preciso considerar fatores como o enquadramento tributário, a situação cadastral, entre outros.
Tendo isso em mente, o primeiro passo é fazer a aquisição do chamado certificado digital. Ele é uma espécie de assinatura digital feito exatamente para proteger os usuários que realizam operações online. Na prática, é o certificado digital que assegura que uma nota fiscal emitida é autêntica.
Quem vende esse tipo de documento são as chamadas Autoridades Certificadoras. Elas são credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). É essa certificadora que pode auxiliar cada cliente em relação ao modelo de certificado indicado para a sua atividade.
Um passo seguinte à aquisição do certificado é a apresentação da documentação à Autoridade de Registro. Será ela que validará as informações para que o cliente configure seu token. Quem se responsabiliza pelas operações envolvendo as notas é a Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz). Sendo assim, é preciso pedir a autorização para uso do documento eletrônico.
Por fim, vale lembrar que o processo de envio das notas pode ser automatizado por meio de um programa emissor. Será ele o responsável por enviar as notas à Receita Federal. Geralmente, as empresas usam um sistema gratuito, que é oferecido pelo governo ou um software emissor particular.
A diferença é que no sistema próprio, as empresas podem contar com funcionalidades mais interessantes, tais como suporte técnico, preenchimento automático de dados, entre outros. Enquanto isso, usando as soluções gratuitas, o empresário precisa lidar com uma série de limitações.
O problema é que essas plataformas costumam ser oferecidas pelos municípios onde as empresas atuam. Logo, em muitos casos esses sistemas não funcionam ou apresentam uma série de dificuldades que comprometem a agilidade dos processos.
No geral, empresas com uma atuação mais profissional investem em soluções próprias, pois assim elas qualificam também essa parte importante do seu negócio.
SOFTWARES PARA EMISSÃO DE NF
Existe no mercado uma infinidade de ferramentas construídas para emissão de nota fiscal. Uma delas é o NF Stock, que é mais do que uma ferramenta para emissão de Nota Fiscal. É uma solução completa que permite o download automático das notas fiscais junto à Receita Federal e NFS junto às prefeituras já homologadas na ferramenta. Isso evita que a empresa demore para identificar notas indevidas, canceladas ou faltantes.
Com o NF Stock é possível receber as notas sem ter que solicitar ao seu cliente e /ou emissor; controlar a numeração das notas emitidas; informar caso existam notas faltantes; auditar notas que não estejam de acordo com a emissão; e trabalhar de forma 100% online.
- Consequentemente, a equipe contábil tem como fazer a custódia dos documentos com a devida segurança por até 6 anos.
- Vale lembrar que problemas com o Fisco podem aparecer mesmo anos depois de feita a declaração. Assim, contar com um sistema capaz de armazenar as notas é essencial para que, caso haja fiscalização, o resgate dos documentos seja feito rapidamente e sem maiores comprometimentos da rotina da empresa.
- Em resumo, essa é uma forma de otimizar o trabalho com as notas fiscais, tornando o processo confiável e os documentos acessíveis a qualquer instante.
- Se você entendeu a importância de controlar esse setor da sua empresa, então saiba que a maneira mais inteligente de fazer isso é contando com a assessoria contábil da Zannix Brasil Contabilidade e com um recurso avançado de tecnologia para emissão de NF Stock oferece.
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Fonte: Alterdata
Revisão e Ampliação: Equipe de Sucesso Zannix Brasil
